Retningslinjer for innkjøp og bruk av elektroniske fagsystem

Bakgrunn for retningslinjene

Balsfjord kommune ønsker å ha bruken av elektroniske fagsystemer under kontroll ved å stille krav til prosedyrene for innkjøp og bruk av slike. Ved å stille krav til kvaliteten på den journalføring og saksregistrering som skjer i fagsystemene vil den framtidige bevaring av arkivinformasjon bli bedre.

Hva er elektroniske fagsystem?

Med elektroniske fagsystemer mener vi spesialiserte støttesystemer for en ensartet type saksbehandling. Behovet for å behandle et betydelig antall saker ensartet med hensyn til saksgang, arbeidsprosedyrer og kriterier for vedtak utgjør bakgrunnen for innkjøp av slike systemer.

Sakene i et fagsystem blir vanligvis arkivert i en spesiell arkivserie (spesialarkiv) som inneholder alle sakene for dette fagområdet, og ikke i det generelle saksarkivet (K-kodearkivet). Eksempel på slike serier er personalarkiv, byggesaksarkiv, oppmålingsarkiv, gårdsarkiv, klientarkiv, pasientjournal, feiearkiv m.m.

Eksempler på fagsystemer som brukes i Balsfjord kommune er: ePhorte, Agresso, Profil og KomTek.

Krav om journalføring

I Balsfjord kommune er det er et krav at all arkivdokumentasjon blir journalført, og underlagt kravene om kvalitetssikring og kontroll.

På grunn av lovverkets krav om journalføring og registrering av all arkivdokumentasjon i offentlig forvaltning er det viktig at fagsystemene også har funksjoner som ivaretar journal- og arkivfunksjonen på en forskriftsmessig måte.

Journalføring av den arkivdokumentasjon som inngår i et fagsystem skal enten skje i en egen modul i selve fagsystemet eller ved hjelp av funksjonene i det generelle sak-/arkivsystemet (ePhorte).

Ingen arkivskapere i Balsfjord kommune har anledning til å drive saksbehandling i fagsystemer uten at dokumentene som mottas eller produseres blir registrert og arkivlagt.

For elektronisk journalføring skal offentlige organ bruke et arkivsystem som følger kravene i Noark-standarden, og være godkjent av Riksarkivaren før det blir tatt i bruk (jf. Arkivforskriften § 2-9). For spesialiserte fagsystemer kan det gjøres unntak dersom systemet er tatt i bruk før 2002, men dette skal i så fall godkjennes av Riksarkivaren. Arkivforskriftens krav til hva som skal journalføres gjelder likevel uinnskrenket.

Alle obligatoriske journalopplysninger skal kunne registreres i systemet. Det vil si: journalføringsdato, saks- og dokumentnummer, sender og/eller mottaker, opplysninger om sak, innhold eller emne, datering på dokumentet, arkivkode, ekspedisjons- og avskrivningsdato og avskrivningsmåte.

Regler for innkjøp

Alle som vurderer å ta i bruk nye elektroniske fagsystemer plikter å sjekke om systemet oppfyller de nødvendige krav i forhold til regelverket, og skal konsultere IKT-sjef og Arkivleder for bistand til vurdering av systemet før kontrakt inngås. Alle kjøp skal gjøres gjennom IKT-sjef.

Har fagsystemet en egen brevjournalmodul som man skal ta i bruk, skal man på forhånd forsikre seg om at denne har fullverdige arkivfunksjoner.

Systemet skal kunne eksportere datauttrekk hvor saksdokumentene er tilknyttet overordnete tabeller i samsvar med bestemmelsene i Normalinstruks for arkivdepot i kommuner og fylkeskommuner, kap. 4. Dette gjelder ikke dersom alle dokumenter og opplysninger i systemet tillates kassert etter 10 år eller mindre i medhold av arkivloven § 9 (jf. Forskrift om behandling av offentlige arkiver, Kap. IX, § 2-4).

Regler for bruk

Det skal legges opp administrative rutiner for kvalitetssikring av journal- og arkivdatabasen som inngår i fagsystemene. Ansvaret ligger hos arkivmedarbeider.