Retningslinjer for bruk av e-post

Gyldighet og formål

Retningslinjene gjelder for alle i organisasjonen Balsfjord kommune.

Retningslinjene gjelder for e-post som dekkes av offentlighetslovens dokumentbegrep samt arkivlovens og arkivforskriftens bestemmelser om dokumentbehandling.

De tar først og fremst sikte på å regulere behandlingen av e-post som brukes som ledd i saksbehandlingen, men også å gå opp noen grenser for hva som er tjenestepost og hva som er privat post, og hvordan tjenestepost generelt skal behandles.

Generelt om e-post

Bruk av e-post er et av flere viktige virkemidler for å kunne realisere målet om en åpen og effektiv forvaltning. E-post er i sin form en mellomting mellom brev og telefonsamtale, skriftlig i formen, men med et muntlig språk. Det kan av og til være en viss tvil om hvilken status en e-postmelding har i forhold til regelverk om arkivering, journalføring og offentlighet, og i forhold til forvaltningsrettslige prinsipper.

Det viktigste i forhold til gjeldende regelverk, er å identifisere e-post som er sakspost for gjeldende organ, og som ikke faller inn under arkivforskriftens regler om arkivbegrensning. Slike e-postdokumenter skal arkivmessig behandles på samme måte som tilsvarende papirdokument (jf. Arkivforskriftens § 9).

Når e-post er et arkivverdig dokument/saksdokument, skal det journalføres, arkiveres og være gjenstand for full offentlighet. Enhver kan be om innsyn i e-postmeldingen etter vanlige regler.

Håndtering av inngående e-post

Sentralt e-postmottak

Arkivforskriften krever at et organ som bruker e-post også skal ha et sentralt postmottak og postmottak i hver etat for inngående post. Slik e-post skal åpnes av arkivtjenesten. Adressen til postmottaket skal framgå av brevark, offisiell nettside og lignende.

Arkivtjenesten er ansvarlig for håndtering av post til postmottaket, og skal sørge for at:

• E-post til postmottaket åpnes med jevne mellomrom hver dag.
• Sakspost eksporteres til ePhorte, journalføres og fordeles til saksbehandler.

Saksbehandlers oppgaver

Selv med et sentralt e-postmottak blir e-post ofte sendt direkte til saksbehandler. Den enkelte saksbehandler har plikt til å vurdere om posten må anses som arkivverdig dokument for organet. Av og til vil det kreves et visst skjønn for å avgjøre om en e-post er et arkivverdig dokument eller ikke. Slik arkivforskriften er utformet, er det tilstrekkelig at en e-post enten er gjenstand for saksbehandling eller har verdi som dokumentasjon, for at det skal foreligge arkiveringsplikt.

E-posten kan være saksdokument selv om personlige og private kommentarer er blandet inn i teksten. Saksbehandlere som mottar tjenestepost som e-post skal videresende denne til postmottak for journalføring.

Ikke-arkivverdig post

Noen eksempler på e-post som i utgangspunktet ikke kan antas å være arkivverdig:

• Private e-postmeldinger
• E-post som er jobbrelatert, men som ikke har betydning for saksbehandling eller dokumentasjon
• E-post som er faglig relatert, men av generell karakter (f.eks utveksling av faglige synspunkter mellom enkeltpersoner eller nyhetsbrev fra andre virksomheter og prosjekter)
• E-post som er av generell informasjonsverdi (f.eks personalinformasjon o.l.)
• Masseutsendt ekstern e-post

Håndtering av utgående e-post

Alle arkivverdige saksdokumenter som sendes ut fra virksomheten på e-post, skal arkivmessig behandles på lik linje med tilsvarende papirdokumenter:

• Teksten skrives i ePhorte og sendes via saksbehandlersystemet (ekspeder-funksjonen).5

Sikkerhet og begrensninger ved bruk av e-post

På samme måte som ved alminnelig brevpost, er det viktig å ha på plass sikkerhetsrutiner slik at ikke uvedkommende skal kunne lese eller endre innhold i e-postmeldingen.

Taushetsplikten etter Forvaltningslovens § 13 innebærer en plikt for den enkelte saksbehandler til å hindre at andre får tilgang eller kjennskap til taushetsbelagte opplysninger, og det samme er kjernen i taushetsplikten etter andre bestemmelser. Det må derfor generelt utvises varsomhet ved overføring av taushetsbelagte opplysninger. Spesielt gjelder dette sensitive personopplysninger og graderte opplysninger.

Selv om e-post i prinsippet kan brukes til utveksling av all type informasjon, skal det utvises varsomhet ved utsendelse av taushetsbelagte opplysninger som formidles via e-post i Balsfjord kommune. Grunnen til dette er at opplysningene ikke skal komme på avveie, og for at taushetsplikten skal overholdes.

Spesielt om helse- og personopplysninger

Generell standard programvare skal ikke benyttes for utveksling av helse- og personopplysninger. Helse og personopplysninger skal altså aldri sendes via vanlig e-postløsning. Virksomhetenes fagsystemer kan benyttes til dette. Dette vil blant annet sikre at journalverdig informasjon journalføres, og at informasjonen knyttes til riktig pasient og sikres ved hjelp av virksomhetens løsninger for tilgangsstyring.

Viktige sikkerhetstiltak for denne sektoren er:

• Dersom man får e-post som inneholder helse- og personopplysninger (fra pasient eller kollega) så meld tilbake til vedkommende at dette frarådes.
• Personlige e-postadresser bør ikke legges ut på offentlig nettsted.
• Virksomhetens nettsted bør fraråde publikum fra å oversende helse- og personopplysninger via e-post.

Generelle sikkerhetstiltak

• Vær forsiktig med å åpne e-post fra ukjente avsendere.
• Ikke åpne vedlegg i en usikker e-post (f.eks. dersom du uventet får en e-post på engelsk).
• Kontroller adressen(e) før du sender e-post.
• Kontroller vedleggene. Er de riktige dokumentene lagt ved?
• Ikke legg igjen din e-postadresse på websider, nyhetsgrupper, chatte-kanaler og lignende. Bruk eventuelt en privat e-postadresse til dette.
• Ikke spre jobb-epostadressen din ukritisk.
• Ikke videresend kjedebrev.