Delegasjonsreglement og retningslinjer for føring av møtebøker

Hvem skal føre møtebok?

Alle politisk oppnevnte komiteer, råd og utvalg har plikt til å føre møtebok over forhandlingene (jf. Kommunelovens § 30 nr. 3).

I Balsfjord kommune vil det si: Kommunestyre, Formannskap, Rådet for eldre og mennesker med nedsatt funksjonsevne, Kontrollutvalg, Administrasjonsutvalg, Skolenes samarbeidsutvalg, Skattetakstnemnda, Klagenemnda, Ungdomsrådet og Valgstyret.

Det er i tillegg fastsatt at en rekke administrativt nedsatte råd og utvalg skal føre enkle møtebøker/referater fra sine møter. I Balsfjord kommune vil det si: Forhandlingsutvalg, Lederteam, Arbeidsmiljøutvalg, grunnskolenes Skolemiljøutvalg, Foreldreråd, Foreldrerådenes arbeidsutvalg og Elevråd, barnehagenes Foreldremøter og møter om pedagogisk arbeid.

Føring av møtebøker og referat

For all føring av møtebok og vedtaksbok gjelder følgende:

Alle som har tilgang skal føre møtebøkene etter den mal og grafiske utforming som er satt opp i kommunens sak-/arkivsystem (ePhorte).
Hva de enkelte møtebøkene skal inneholde er angitt i serieoversikten (arkivplanens oversikt over arkivserier), som gir oversikt over krav til hver enkelt møtebokserie.
Som et minimum skal møtebøkene inneholde informasjon om: tid, sted, deltakere, behandling og vedtak samt signatur (godkjenning).
Som et minimum skal referatene inneholde informasjon om: tid, sted, saksframstilling og vedtak.

For møtebøkene for politisk oppnevnte styrer, råd og utvalg gjelder i tillegg følgende:

I tillegg til oversikt over tid og sted for møtet, oversikt over hvem som møtte og hvem som var fraværende, behandling av forfall og spørsmål om habilitet skal møteboken inneholde innkalling, sakliste, innstilling, utfyllende referat fra forhandlingene, all saksbehandling i møtet, alle framsatte forslag og forslag til avstemmingsmåte, avstemmingsresultat.
Innstillingstekster skal ikke endres etter møtet. Utsatte saker skal ha med all tekst fra tidligere behandling.
Vedtakstekst må ikke vise til annet vedtak uten at dette er referert.
Saker om elever og klienter skal i tråd med personvernlovgivningen legges fram for folkevalgte organ i anonymisert form. Det vil si at navn og andre opplysninger som kan identifisere personene skal være slettet fra sakspapirene. I den endelige utgaven av møteboken skal navnene tas med.

Ansvar

Ansvaret for føring, innbinding og oppbevaring av møtebøkene inntil avlevering til arkivdepot, følger den instans som er sekreteriat for styret, rådet eller utvalget.

Ansvaret for føring av vedtaksprotokoller er tillagt den leder som er delegert beslutningsmyndighet. Ansvaret for innbinding og oppbevaring (inntil avlevering til arkivdepot), deler lederne med arkivtjenesten.

Innbinding

Alle møtebøker skal innbindes jevnlig. Tidspunkt for innbinding er angitt i arkivplanens arkivoversikt hvor den enkelte møtebokserie er registrert.

Kvaliteten på innbindingen skal være i overensstemmelse med kravene skissert i Kap. VII Fellesbestemmelser for innbinding av møtebøker, kopibøker, registre mv. i statlig og kommunal forvaltning, i Forskrift om utfyllende tekniske og arkivfaglige bestemmelser om behandling av offentlige arkiver. Forskriften finner du i sin helhet hos Lovdata. Kravene som stilles vil i korthet si at for møtebøker kreves det bokbinderfaglig innbinding, mens kopibøker og andre registre kan ha kontorinnbinding. Oversikt over godkjente systemer for kontorinnbinding finnes her på Riksarkivets nettsider.

Bokbinderfaglig innbinding utføres av Tromsø ASVO.

Budsjett