|
Riksarkivaren er ansvarlig for spesifikasjoner som det refereres til i regelverket. Når det gjelder kommunal forvaltning omfatter dette foreløpig bare Noark standarden, som stiller krav til elektroniske arkivsystemer i bruk i offentlig forvaltning. Noark 4 var fjerde versjon av den statlige Noark-standarden, "Norsk arkivsystem", som første gang ble introdusert i 1984, og som siden kom i flere versjoner, senest Noark 3 i 1994. Noark 4 videreførte også spesifikasjonene i Koark, som kom i 1995, og var en tilsvarende standard for kommunale og fylkeskommunal forvaltning. Koark fulgte i all hovedsak Noark 3, men har en del tilleggsfunksjoner som er spesielt tilpasset saksgangen i kommunene. Formålet med standarden er å spesifisere krav til et mest mulig fullstendig informasjons- og styringssystem for arkivfunksjonen i den offentlige forvaltning. Noark 4 angir krav til informasjonsinnhold, dvs. hvilke opplysninger som skal kunne registreres og gjenfinnes, datastruktur, dvs. utformingen av de enkelte dataelementer og forholdet mellom dem og funksjonalitet, dvs. hvilke funksjoner systemene skal ivareta. Samlet spesifiserer den et fullstendig elektronisk arkivsystem som kan integreres med elektronisk post og elektronisk saksbehandling. I arkivforskriften legges det juridiske grunnlag for en kontrollert overgang til elektronisk arkiv i den offentlige forvaltning. Noark-4 skal gi de nødvendige redskaper for å gjennomføre en slik overgang på en måte som tilfredsstiller funksjonelle og arkivfaglige krav. På dette grunnlag regner Riksarkivaren med at vilkårene er til stede for at forvaltningen kan innlede den omfattende prosess som ligger i å tilpasse systemer og rutiner til elektronisk arkivering. Noark 4 er en kravspesifikasjon for elektroniske arkivsystem i offentlig forvaltning. Det er ikke et system i seg selv. For å kunne ha et elektronisk arkiv må man ha et Noark 4 godkjent arkivsystem. Riksarkivaren har en godkjenningsordning, og en oppdatert liste over godkjente systemer ligger her på nettsidene til Riksarkivet. Versjon 4.1 var siste versjon av Noark 4 og kom i 2002. |