|
Rådmannens arkivansvar Rådmannen har det overordnede ansvaret for kommunens og fylkeskommunens arkiver jf. arkivforskriften § 1 andre ledd. Det er Rådmannens ansvar å påse at dokumentfangst, kassasjon og langtidsbevaring skjer i henhold til arkivloven med forskrifter. Dette skal skje på en måte som ivaretar kommunens og fylkeskommunens egne dokumentasjonsbehov, og som bidrar til forsvarlig og effektiv saksbehandling. Rådmannen har dermed også det overordnede ansvaret for å sikre at bevaringsverdig dokumentasjon blir bevart for ettertiden. Rådmannen har som øverste administrative leder ansvaret for å sørge for at virksomheten har en arkivtjeneste under daglig ledelse av en arkivansvarlig (arkivforskriften § 2-1). Arkivtjenesten skal være felles for organet. Det er viktig at Rådmannen sørger for at arkivtjenesten har status, bemanning og kompetanse til å håndtere kravene som stilles til arkivtjenesten i en digital kommune eller fylkeskommune. Det er også viktig at Rådmannen involverer den arkivansvarlige i prosesser i kommunen eller fylkeskommunen som får konsekvenser for arkiv og dokumenthåndteringen i virksomheten. Arkivforskriften pålegger kommuner og fylkeskommuner å utarbeide en arkivplan (§ 2-2 Arkivplan, Riksarkivarens forskrift). Det er Rådmannens ansvar å påse at virksomheten har en arkivplan og at den til enhver tid er oppdatert. Oppretting av avvik som krever større økonomiske utlegg skal legges fram for rådmannen. I Balsfjord kommune er den daglige oppfølging av rådmannens arkivansvar delegert til enhetsleder for økonomi- og interntjenesten. Dette innebærer blant annet å følge opp rapporter om mangler ved kommunens arkivhåndtering. Enhetsleder for økonomi- og interntjenesten har videre delegert det faglige ansvaret til arkivleder. Arkivleders arkivansvar Arkivleder er leder for arkivtjenesten, skal gi rettledning til alle ansatte i arkivspørsmål og føre tilsyn med arkivdanning og arkivoppbevaring i kommunen. Arkivleder er administrativt underlagt enhetsleder for økonomi- og interntjenesten. Arkivleder har fullmakt til å føre tilsyn med arkivarbeidet i kommunen, og er faglig overordnet arkivtjenesten. Arkivleder rapporterer til enhetsleder for økonomi- og interntjenesten. Arkivleder følger instruks for arkivleder.
Arkivtjenestens ansvar
- motta, åpne, sortere, stemple, registrere og skanne all inngående post
- opprette nye saker i forbindelse med registreringen
- kontrollere at saksbehandlernes registreringer er riktige
- kontrollere forfallslister og ta ut restanseliste 4 ganger i året
- kvalitetsikre arkivet og journaldatabasen gjennom kontroll av alle registreringer samt fysisk arkiv
- betjene utlån fra papirbasert arkiv
- arkivere ferdig behandlete saker
Enhetsledernes ansvar Enhetslederne har et selvstendig ansvar for at arkivarbeidet i egen enhet samsvarer med lover og forskrifter om offentlig saksbehandling og dokumentasjon, og de regler som er fastsatt i kommunens arkivplan. Enhetsleder skal samarbeide med arkivleder og arkivleder skal bistå ved arkivfaglige oppgaver og spørsmål knyttet til dette. I enheter som selv registrerer klientpost i fagsystemer, skal det være én ansvarlig i enheten som gjør dette. Videre skal enhetslederne:
- gjennomgå og fordele posten til rette saksbehandler, og gi tilbakemelding til arkivtjenesten om fordelingen
- gjennomføre offentlighetsvurdering
- sørge for at restanselister følges opp
- bidra til at kravene til dokumentasjon av saksbehandlingen blir ivaretatt
Saksbehandlernes ansvar
- sørge for at personlig adressert post, enten det er papirdokumenter, telefaks, e-post eller sms, blir levert til arkivtjenesten for registrering i brevjournal dersom dette er til administrasjonen (sakspost)
- holde oversikt over hvilke saker de har til behandling ved hjelp av saksbehandlingssystemet
- se til at riktig offentlighetsvurdering er gjort
- sørge for at all dokumentproduksjon skjer i ePhorte
- gi beskjed om behov for forlenget lånetid for papirbaserte saksmapper utlånt fra arkivet
- registrere utgående brev, og avskrive inngående brev og henvendelser som er besvart/behandlet
- levere papirbaserte saksmapper tilbake til arkivet straks saksbehandlingen er avsluttet
- rense papirbaserte saksmapper og dokumenter for arkivuverdig materiale, binders, stifter og plastomslag før overlevering til arkivtjenesten
Arkiv Troms’ ansvar Balsfjord kommune er deltaker i Arkiv Troms, og har delegert ansvar for følgende oppgaver til arkivdepotet:
- ordning og katalogisering av kommunens eldre arkiver, i første omgang fram til rundt 1980
- oppbevaring og sikring av eldre og avsluttet arkiv
- mottak av kommunale personregistre som er gått ut av aktiv bruk
- arkivfaglig opplæring av ansatte i kommunen gjennom kurs og veiledning
- rådgivning og informasjon slik at arkivdanningen i kommunen følger gjeldende lovverk
- rådgivning og informasjon slik at kommunens arkivlokaler er i forskriftsmessig stand
- gi informasjon og veiledning til publikum om Balsfjord kommunes arkiver
- gi informasjon og veiledning om bevaring av privatarkiver
|