Organisering av arkiv og arkivtjeneste og interkommunale samarbeid

Organinndeling etter arkivloven

I arkivforskriftens § 1 andre ledd heter det at:

 Det overordna ansvaret for arkivarbeidet i eit offentleg organ ligg til den øvste leiinga i organet. I kommunar og fylkeskommunar er arkivansvaret ein del av det ansvaret som er lagt til administrasjonssjefen etter kommunelova § 23 eller kommuneråd og fylkesråd etter kommunelova § 20. Det kommunale og fylkeskommunale arkivansvaret omfattar òg arkiv som er avleverte til arkivdepot.

Balsfjord kommune utgjør i arkivlovenes forstand ett organ.

Kommunestyre og formannskap er i lovverket ikke tillagt direkte arkivsansvar, men de har styringsansvar og instruksjonsmyndighet overfor kommunens forvaltning, med derav følgende myndighet til å fastsette økonomiske rammer for arbeidet.

Organisering av arkiv og arkivtjeneste

Arkivtjenesten i Balsfjord kommune er organisert med et felles postmottak i rådhuset og et felles sentralarkiv for alle enheter/virksomheter. Fagsystemer og tilhørende objektserier er fysisk plassert hos de enhetene som har ansvar for saksfeltet, og driver den daglige saksbehandling i systemene.

Arkivet i Balsfjord er i dag kategorisert som fullelektronisk.

Fram til 1987 var det papirbasert journalføring og alt arkivmateriale var papirbasert. Fra 1987 ble Unique SakArkiv benyttet til journalføring fram til innføring av Forum Winsak i 1992. Dette systemet ble benyttet til journalføring, og produksjon av utgående korrespondanse i sentraladministrasjonen. Inngående skriv ble arkivert i papirform. I 2004 tok kommunen i bruk ePhorte som sak-og arkivsystem. Store deler av administrasjonen gikk over til elektronisk arkiv. Forum Winsak-databasen ble konvertert til historisk base i ePhorte.  Enhetene har hvert sitt lagringsområde på kommunens server. Her kan man lagre ting som ikke er direkte arkivverdig, men som man bruker som arbeidsdokumenter. Dette området kalles for "F" på serveren. Det tas backup fra dette området hver natt.

Saksbehandling og arkivet i Balsfjord kommune er elektronisk. Dette innebærer at de elektronisk produserte og lagrede dokumentene er de orginale, offisielle og gyldige versjonene.

Oversikt over arkiv i Balsfjord kommune

Alle enhetene i Balsfjord kommune skaper ett felles arkiv. All journalføring og administrativ saksbehandling skal skje i ePhorte, med unntak av en del personsensitive saker som føres i lukkede fagstystemer. Disse krever særlig sikring mot innsyn, og skal fungere som egne journalenheter. Fagsystemene, med de tilhørende klientarkivene, er likevel en del av kommunens felles arkiv.

Den arkiv- og administrasjonshistoriske inndelingen er som følger:

Stab og fellestjenester (sentraladministrasjon)

Plan, landbruk og drift

Økonomi- og interntjenesten

Rådmannens stab

Brann og redning

Helse og omsorg

Balsfjord bo- og servicesenter

Hjemmetjenesten Balsfjord

Omsorgstjenestene Malangen

Botilbud for funksjonshemmede

Psykiatri, Rus og Rehabilitering

Barnevern og helsetjenestene

Lege

Helsesøster

Fysio- og ergoterapi

Skoler

Kulturskole og bibliotek

Laksvatn oppvekstsenter

Malangseidet skole

Nordkjosbotn skole

Sand skole

Storsteinnes skole

Barnehagene

Malangen barnehage (Skrållan, Meistervik, Malangseidet og Hamnvåg barnehage sammenslått fra 01.08.2014. Hamnvåg barnehage lagt ned den 31.12.2016)

- Avd. Meistervik

- Avd. Skrållan

- Avd. Malangseidet

Nordkjosbotn barnehage

Moan barnehage (Storsteinnes og Fuglelia barnehage sammenslått fra 01.01.2016)

Kommunale foretak

Balsfjord kommunalteknikk KF - (Vann, avløp og renovasjon) er et kommunalt foretak opprettet med hjemmel i kommunelovens kap. 11. Formålet er å forestå kommunens vann, avløps- og renovasjonsområde. Med dette menes drift og vedlikehold av vannverk og avløpsanlegg med tilhørende anlegg. Via kommunens medlemskap i Senja Avfall IKS skal det tilrettelegges for gode slamtømme- og renovasjonstjenester til husholdningene.

Statlig - kommunalt og interkommunalt samarbeid

NAV Balsfjord-Storfjord

Det fullelektroniske arkivet i Balsfjord kommune omfatter følgende arkivdeler:

Arkivdeler i ePhorte:

• Møtebøker for politisk oppnevnte styrer, råd og utvalg
• Postjournal
• Sakarkiv (K-koder)
• Personalarkiv
• Elevarkiv
• Barnehagearkiv
• Planarkiv
• Delesakarkiv
• Byggesakarkiv
• Tromsøregionens landbruksforvaltning - avsluttet 31.12.2017
• Landbruksarkiv
• Gjeldsrådgivning
• Landbruksbase - ikke i bruk
• Historisk base
• NAVBS-sak (saksarkiv for NAV Balsfjord-Storfjord)
• NAVklient (klientarkiv for frivillig forvaltning)

Arkivdeler i fagsystemene:

• Klientarkiv NAV sosial (NAV Balsfjord avsluttet 31.12.2018. NAV Balsfjord-Storfjord opprettet 01.01.2019)
• Klientarkiv Barnevern
• Klientarkiv Flyktning
• Brukerarkiv, pleie- og omsorgstjeneste
• Pasientjournal, legetjenesten
• Pasientjournal, helsesøster

Arkivdeler på papir:

• Byggesak, delesak, plansak og oppmåling. Fra 2004 ligger disse i tillegg i ePhorte.
• Vitnemål-/karakterprotokoller i grunnskolen
• Oppmøtedagbøker i barnehagene
• Klientarkiv NAV sosial (NAV Balsfjord avsluttet 31.12.2018)

Interkommunalt samarbeid

*Balsfjord kommune og Brann og redning Tromsø kommune inngikk 2010 avtale om felles brannsjef. Balsfjord kommune kjøper denne tjenesten fra Tromsø kommune.