Periodisk kvalitetskontroll

Reservasjonskontroll

Arkivtenesta skal jamnleg kontrollera journalpostar med status Reservert (Konsept) som er eldre enn 2 månader.
Arkivtenesta skal og kontrollera saker som er oppretta av saksbehandlar og setja på rett arkivkode.

Saker og journalpostar som er oppretta men ikkje tekne i bruk, skal slettast frå journalsystemet. Saksbehandlar kan sjølv sletta eigne journalpostar. Saksmapper må arkivet sletta.

Forfallskontroll

Saksbehandlar skal skal sjølv halda kontroll med at behandlingsfristar vert haldne.

Restanselister/restansekontroll

Saksbehandlar skal sjølv halda kontroll med restansane sine og kontrollera at journalpostar er rett avskrivne. Saker skal merkast som ferdig frå saksbehandlar når saksbehandlinga er avslutta. Arkivet kan melda frå til leiardersom saksbehandlar ikkje gjer jobben sin.

Leiar har ansvar for at det i god tid på førehand vert teke ut restanseliste for saksbehandlar som skal slutta. Leiar skal og syte for at eventuelle restansar vert avskrivne.

Utlånskontroll

Papirmapper frå det eldre arkivet kan lånast ut til saksbehandlarar. Det skal då leggast raudt skilleark i arkivet med dato for utlån og namn på den som har lånt mappa.