Journalføring i fagsystema Her skal det førast inn rutinar for journalføring i fagsystema i organisasjonen, dersom slike finst. Det skal vere rutinar for kven som journalfører i systema og kva for system dette gjeld. Manuell journalføring Dei einingane som ikkje er knytt til det sentrale arkivsystemet eller nokre av fagsystema skal føre papirbasert postjournal. For desse gjeld følgjande rutinar Ansvarleg for journaleininga skal påføre mottekne saksdokument eit stempel som identifiserar dokumentet og knytter det til journalen. Stempelet skal ha opplysningar om organisasjonsnamn, journalføringsdato løpenummer, saksnummer, arkivkode, sakshandsamar og gradering. I journalen skal det i tillegg førast opp namn på avsendar/mottakar, dokumenttittel, sakstittel, dokumentdato, avskrivingsdato og avskrivingsmåte. Ansvarleg for journaleininga skal kontrollere om dokumentet tilhøyrer eksisterande sak og evt. knytte det til den. Eksisterer det ikkje noko sak frå før av skal arkivtenesta opprette sak. Arkivtenesta skal komme med forslag til arkivkode som sakshandsamar skal sjå til at er riktig. Arkivtenesta kjem med forslag til gradering og heimel for graderinga. Leiinga pliktar å sjå til at denne er riktig. |