Konvertering til arkivformatArkivansvarleg konfigurerer sak/arkivsystemet slik at alle saksdokumenta automatisk vert konvertert til gjeldande arkivformat. Alle journalpostar med status J vert konvertert kontinuerleg. Arkivansvarleg må dagleg kontrollere om konverteringa har vore vellykka og straks melde frå til systemansvarleg dersom det ikkje er tilfellet. Denne kontrollen kan ein gjere ved å søke på journalpostar med status J for alle dokumenttypar som er eldre enn ein dag og kontrollere ikonet framfor dokumentet. Ved feil under konvertering til arkivformat skal alle sletting- og kassasjonsrutinar stoppast. Makulering av innskanna papirdokumentArkivansvarleg skal sikre at konvertering frå produksjonsformat til arkivformat har vore vellukka før makulering. Innskanna papirdokument som høyrer til dei arkivdelane som skal bevarast elektronisk, skal oppbevarast i 6 månadar før makulering. Dokumenta skal oppbevarast kronologisk i mapper etter den dato dei er mottekne. Kvinnherad kommune har inngått avtale med Fretex om makulering av saksdokument. Dei innskanna papirdokumenta vert etter 6 månader tømt i låste Fretex kontainarar som er plassert i kjellaren i Rådhuset. Fretex hentar desse etter avtale og makulerer dokumenta slik at ingen får tilgang til informasjonen. Arkivansvarleg har det overordna ansvar for makuleringa. Nødprosedyrer ved driftsstansDersom systemet er ute av drift i ein kort periode (1-2 dagar) skal journalføringa utsetjast til drifta kjem i gang att. Det vert ikkje fordelt post utanom i spesielle tilfelle. Dersom Ephorte er ute av drift over ein lengre periode (meir enn 2 dagar), skal journalføringa gjerast i ein eigen papirbasert journal. Saksbehandlarane får då melding om å henta kopi av sin innkomne post i arkivet. Både ut- og inngåande brev produsert i denne perioden skal skannast når systemet kjem i drift att. |