innkjøp / anbod

Sikra at dokumententasjon i anskaffingsprosessar slik at alle får ei god forståing av kommunen sitt val og vurderingar. Dokumentasjon skal sikrast for samtid og ettertid.

Ansvar for utføring av prosedyren

• Innkjøpssjef - Offentlege anskaffingar generelt
• Prosjektleiar - Investeringsprosjekt i bygg- og annlegg

Ansvar for at prosedyren er riktig og kjent for de ansatte

Aktivitet

• Opprett sak i arkivsystemet; Sakstittel: Anskaffelse – (fyll inn kva som skal anskaffast)

Arkivplan - Stord kommuneProtokoll

Hjemmel

Arkivlova § 6, Sikra dokumenta som informasjonskjelde i samtid og ettertid.

Anskaffelsesforskriften § 7-1, nr. 1: Dokumentasjonsplikt. Pålegg kommunen som oppdragsgjevar å oppbevara dokumentasjon som grunngjev viktige avgjerder i anskaffingsprosessen. og er eit utslag av gjennomsiktigheitsprinsippet (det skal vera etterprøvbart). Hovudføremålet er at dokumentasjonen samla sett vil kunne gje tredjepersonar ei god forståing av kommunen sitt val og vurderingar. Forholdsmessigheitsprinsippet vil likevel medføra at kommunen si plikt til å nedfella sine vurderingar og andre forhold skriftleg er avgrensa ved små anskaffingar.

Anskaffingsforskrifta § 7-1, nr. 2, pålegg kommunen skal oppbevara kontrakten gjennom heile kontraktsperioden, jf, også anskaffelsesdirektivets art. 83 nr. 6. Kravet gjeld for alle anskaffingar som er omfatta av forskrifta.

Anskaffelsesforskriften § 7-1, nr. 3, seier at kommunen er forplikta til å føra anskaffingsprotokoll for alle anskaffingar som er omfatta av forskrifta. Sjå forskrifta §§ 10-5 og 25-5 og kommentarane til desse reglane for nærare detaljar om protokollplikta for anskaffingar som følgjer høvesvis av anskaffelsesforskrifta del II og del III. For anskaffingar som følgjer anskaffelsesforskriften del I, er det ikkje gjeve detaljerte reglar for korleis protokollplikta skal oppfyllast. Det følgjer av departementet si rettleiing/veiledning til dei nye reglane om dokumentasjonsplikt at kommunen dermed har moglegheit til å nedteikna det vesentlege forholda i fleire dokument så lenge desse enkelt kan samlast til ein einheit. Det er berre vesentlege forhold for gjennomføring av anskaffinga som skal protokollerast. Det følgjer også av departementet si veiledning at opplysningane ikkje nødvendivis må førast fortløpande. Sjå også KOFA-sak 2007/54 (Akershus fylkeskommune) og 2008/16 (Skien kommune).

Forskrift om utfyllende tenkiske og arkivfaglige bestemmelser om behandling av offentlige arkiv § 7-15 Anskaffelser

Referanser

Juridiske kommentarar til forskrift om offentlege anskaffingar § 7-1, ved Anders Thue og Mona Søyland