Kvalitetssikring av journalen

Arkivet skal føre kontroll med at alle saksdokument er journalførte og knytte til rett sak i ephorte.

Arkivet har ansvaret for kvalitetssikring av arkivfunksjonar som er utført av saksbehandlarar og leiarar.

Arkivet skal dagleg hente fram alle journalpostar med status E, S og F. Dette er inn/utgåande epost, utgåande brev, notat og saksframlegg produsert av saksbehandlar. I dei tilfelle journalposten har medført at det er oppretta ny sak, skal sentralarkivet også kontrollere saksopplysningane.

Arkivet skal

• sette på arkivkode
• sjå til at offentlegvurdering er gjennomført
• sjekka naudsynt skjerming av avsendar/mottakar
• sjå til at sakstittel er dekkande når ny sak er oppretta
• sjå til at dokumenttittel er dekkande
• sjå til at saka er knytt til rett arkivdel
• sjå til at journalposten er knytt til rett sak

Når dette er utført skal journalpoststatus endrast til J. Dette vil legge journalpostane ut på offentleg journal.

Kontroll med reserverte saker

Arkivet skal med jamne mellomrom utføre søk på saker med status R for å sikre at saksbehandlar utfører sin del av prosesstyringa.

Kontroll med reserverte journalpostar (konsept)

Arkivet skal med jamne mellomrom utføre søk på journalpostar eldre enn ein månad med status R og gje tilbakemelding til saksbehandlar dersom vedkommande har mange slike R-dokument. Dette skal sikre at saksbehandlar utfører sin del av prosesstyringa.