Utgåande post

Brev, e-post og faks frå Kvinnherad kommune skal sendast som offentleg dokument og innehalde logo, arkivkode, journalnummer og øvrige kjenneteikn. Dokument som er unnateke offentleg innsyn, skal ikkje sendast som e-post utan at dei er kryptert. All post skal journalførast i elektronisk arkiv, fagsystem eller manuell journal.

Ny sak

Saksbehandlar skal oppretta sak dersom denne startar med eit utgåande dokument eller eit internt notat. Framgangsmåte for å lage ny sak i ephorte skal følgjast.

Saksbehandlar skal

• knytte saka til rett arkivdel
• utføre offentlegvurdering og påføre rett tilgangskode og lovheimel i sak.

Saksbehandlar skal sette saksstatus til F når saka er avslutta, sjå eiga rutine for dette. Før avslutting må alle journalpostane vere avskrivne og ferdigstilte. Dersom saksbehandlar ønskjer å opne ei avslutta sak skal ein kontakte Sentralarkivet.

Svare på journalpost / oppretta utgåande brev eller e-post

Saksbehandlar skal ferdigstille eigne utgåande brev, e-post, faks, interne notat og utgreiingar. Framgangsmåte for dei ulike funksjonane i systemet skal følgjast.
Saksbehandlar skal også

• føre på mottakarar og kopimottakarar
• føre på dokumenttype
• utføre offentlegvurdering og påføre lovheimel og korrekt tilgangskode. Dersom ein er usikker på offentlegvurdering skal ein ta kontakt med avdelingsleiar
• inntil dokumentet er klart for utskriving og ekspedering skal journalposten ha status R

Når dokumentet er ferdig skal det markerast med status F av saksbehandlar. Denne sender sjølv brevet elektronisk eller skriv det ut om det skal sendast i papirform, og leverer det til postlegging.

Saksbehandlar skal avskrive alle journalpostar som vedkommande er ansvarleg for uavhengig av avskrivingsmåte.

Interne dokument og notat

Internpost skal behandlast som ekstern post. For korrespondanse mellom verksemder som er knytt til systemet nyttar ein dokumenttypane X og N.