Inngåande post

Postmottak og sortering

All inngåande post blir levert til Sentralarkivet for registrering før den går til saksbehandling.

Arkivuverdig post skal skiljast ut frå saksposten. Til arkivuverdig post (informasjonspost) høyrer alle trykksaker, offentlege publikasjonar, rundskriv, utskrifter/kopiar frå andre organ. Informasjonsposten vert sendt direkte til kvar verksemd. Verksemda er sjølv ansvarleg for å returnere til arkivet informasjonspost som skal journalførast.

Den arkivverdige posten er den som vert gjenstand for saksbehandling og som kommunen er pliktig å ta vare på til ei kvar tid. Denne posten kallar vi sakspost og den vert stempla og journalført.

Telefaks og e-post skal behandlast som vanleg post. Kjem telefaks eller e-post direkte til saksbehandlar, skal den straks leverast sentralarkivet for registrering.

Personleg adressert post skal leverast uopna til adressaten dersom ikkje organet har inngått avtale med adressaten om at slik post kan opnast av sentralarkivet. Mottakar pliktar likevel straks å levere posten attende til sentralarkivet dersom den er til administrasjonen.

Personleg adressert e-post som syner seg å vere til administrasjonen skal straks vidaresendast til kommunen si offisielle e-postadresse for registrering hos sentralarkivet.

Klientpost, pasientpost og post som vert journalført i fagsystem eller manuelle journalar vert levert/sendt til dei verksemdene som har ansvar for journalføring og arkivering.

Bilag og fakturaer, rekningar med følgebrev skal ikkje journalførast, men leverast direkte til økonomikontoret for skanning.

Brev til politikarar skal omadresserast til vedkommande si privatadresse.

Stempling

Saksdokumenta blir stempla og påført dato, saksnummer, saksbehandlar og evt. kopimottakar.

Skanning

Saksdokumenta skal skannast snarast råd etter mottak. Framgangsmåte for skanning i PixEdit skal følgjast.

Sentralarkivet registrerer den innkomne posten i arkivsystemet og kontrollerar følgjande:

• at alle mottekne dokument er skanna og arkivert
• at alle sider er komne med i kvart dokument
• at skanninga er kvalitetsmessig god nok
• at opplysningane i skanna dokument samsvarar med opplysningar i journalen

Når dokumenta er skanna, blir dei importert til rett saksnr. i ephorte og får status J (journalført). Etter skanning blir dei lagt i daglegarkivet i daterte omslag merka "papirkopi" og oppbevart i 6 månader. Deretter blir dei makulerte.

Journalføring

Sentralarkivet er ansvarleg for journalføring av den skanna posten, e-post og faks, og at journalpostane vert knytt til sak.

Brevpost

Dersom journalposten er den første i ei sak, skal sentralarkivet opprette sak. Framgangsmåte for å lage ny sak i systemet skal følgjast. Sentralarkivet fordeler saka til saksbehandlar eller verksemdsleiar. Sentralarkivet fører på tilgangskoden og set gradering på saka. Ved tvil ta kontakt med verksemdleiar eller arkivleiar.

Framgangsmåte for journalføring av inngåande brev i systemet skal følgjast. Sentralarkivet fordeler journalpost til rett saksbehandlar dersom denne er kjend. Dersom saksbehandlar er ukjend, vert journalposten fordelt til saksfordelar/leiar. Sentralarkivet fører på tilgangskode, og ser til at naudsynte journalpostar er skjerma. Ved tvil ta kontakt med verksemdleiar eller arkivleiar.

E-post

Saksbehandlar som mottek e-post direkte, pliktar å vurdere om denne er arkivverdig. Dersom e-posten er arkivverdig, er vedkomande saksbehandlar ansvarleg for å journalføre den. Er e-posten første dokument i ny sak, er saksbehandlar ansvarleg for å opprette denne. Rettleiing for journalføring av e-post/faks i systemet skal følgjast.

Saksbehandlar fører på tilgangskode om det er naudsynt, og ser til at naudsynte opplysningar er skjerma.

Faks

Dersom faks vert sendt direkte til saksbehandlar eller avdelinga, skal denne vidaresendast Sentralarkivet for journalføring.

Elektroniske skjema

Sentralarkivet importerer elektroniske skjema frå importsentral i ephorte. Dette skjer på same måte som import av skanna dokument frå PixEdit.

Postfordeling

Verksemdsleiar fordeler ufordelt post til rette saksbehandlar. Verksemdsleiar eller andre med tilsvarande mynde har ansvaret for dagleg gjennomgang av motteken post i det elektroniske arkivet.
Vedkommande skal

• kontrollere at saksopplysningar og journalopplysningar er rette
• kontrollere offentlegvurdering. Journalpostar og saker som vert unnateke, skal registrerast i systemet med tilgangskode og lovheimel. Dette inneber å kontrollere at rett tilgangskode og heimel er nytta, samt at naudsynt skjerming er utført.
• hente fram alle sakar og dokument med tilgangskode XX og utføre offentlegvurdering. Journalpostar og saker som vert unnateke, skal registrerast i systemet med lovheimel og tilgangskode. Ein må dessutan sørge for å skjerme personnamn og liknande i saks- og dokumenttittel, mottakar/avsendar, og k-kodar/objektkodar dersom naudsynt.

Sakshandsamar skal kontrollera

• at dokumenta/journalpostane er knytt til rett sak
• at saka har rett klassering og
• offentlegvurderinga av sak og journalpost.

Saksfordelar/leiar og saksbehandlar fører sjølv inn eventuelle rettingar i journalen.