Periodisk kvalitetskontroll

Reservasjonskontroll

Arkivtenesta skal ein gong i månaden utføra kontroll med saker og journalpostar med status Reservert og som er eldre enn 3 månader.

Saker og dokument som er oppretta, men ikkje teke i bruk skal slettast frå journalsystemet (status U). Før sletting skal arkivtenesta ta kontak med sakshandsammar og å få stadfeste sletting.

Forfallskontroll

Arkivtenesta skal utføra kontroll av at sakshandsamar held dei handsamingsfristane som er gjeldande.

Restanselister/restansekontroll

Arkivtenesta skal fire gonger årleg ta ut rapport over saker som ikkje er ferdighandsama/avskrivne.

Dei kvartalsvise listene skal leverast til einingsleiar som er ansvarleg for at sakshandsamar eller andre skal avskrive saka.

Einingsleiar eller andre med tilsvarande mynde har ansvar for at det i god tid på førehand vert teke ut restanseliste for sakshandsamar som skal slutte. Leiar skal syte for at eventuelle restansar vert avskrivne.