|
Nye bevarings- og kassasjonsreglene trådde i kraft 01.02.14 – sjå kapittel IV i forskrift om utfyllende tekniske og arkivfaglige bestemmelser om behandling av offentlige arkiver Reglane er funksjonsbaserte, dvs dei tek utgangspunkt i kommunen sine funksjonar og oppgåver – altså kva kommunen gjer : sakshandsamings- eller arbeidsprosessar som fortell korleis kommunen utfører oppgåvene.
- Bevaring betyr at arkivmateriale vert teke vare på for ettertida og bevart i arkivdepot.
- Kassasjon betyr at arkivmateriale som har vore gjenstand for sakshandsaming eller hatt verdi som dokumentasjon, blir tekeut av arkivet og makulert.
Reglane inneheld
- minimumskriterier for kva må bevarast for ettertida av omsyn til arkiver av historiske, kulturhistoriske og forskingsmessige verdi
- bevaringspåbod for arkivmateriale som vil dokumentera rettar i lang tid framover
Utover dette kan kommunen sjølv vurdere kva som skal bevarast og kva som skal kasserast (og kor lenge dokumentasjon som skal kasserast skal oppbevarast) – sjå arkivdelar … Bevaringsførmål:
- å dokumentera kommunen sin funksjon i samfunnet, utøving av mynde og rolle i samfunnsutviklinga
- å halde tilgjengeleg materiale som gir informasjon om samfunnet på eit gitt tidspunkt, og som belyser samfunnsutviklinga
Klipp frå Veiledning til bevarings- og kassasjonsbestemmelser for fylkeskommunale og kommunale arkiv skapt etter 1950 (1.2) Kommunal sektor har ansvaret for viktige samfunnsoppgaver som skole, barnevern, sosial-, helse- og omsorgstjenester. Kommunale arkiver brukes blant annet til å dokumentere barnevernets håndtering av overgrepssaker, de viser oppfølgingen hver enkelt elev fikk i skolen, og hvordan pleietrengende ble ivaretatt. Kommunale arkiver er også en viktig kilde til kunnskap om samfunnet, og til lokal identitet. De dokumenterer alt fra endringer i næringsgrunnlaget, regional planlegging, kulturminnevern, krisehåndtering, kloakkutslipp, viltbestanden, foreningslivet, kulturtilbudet, hvor eiendomsgrensene gikk, og til hvilke endringer et bygg har gjennomgått siden det ble oppført. Kommunal og fylkeskommunal saksbehandling blir i økende grad digitalisert, og IKT har endret seg fra å være en støttefunksjon til å bli en integrert del av saksbehandlingen. Det samme gjelder for arkiv. Gode arkiver er en forutsetning for at kommuner og fylkeskommuner skal kunne utføre sine lovpålagte oppgaver, for at lokaldemokratiet skal fungere og for at den enkelte innbygger skal få dokumentert sine rettigheter. |
|