Instruks for elektronisk arkivering av saksdokument

Virkeområde

Retningslinene gjeld for alle typar system der det vert skanna saksdokument eller eigenprodusert saksdokument for seinare elektronisk avlevering til depot i Kvinnherad kommune.

Heimelsgrunnlag

• Lov om arkiv av 04.12.92 med forskrifter; forskrift av 11.12.98 nr. 1193 (arkivforskriften) og forskrift av 01.12.99 nr. 1566
• Elektronisk arkivering av saksdokument" (forskr. nr. 1566, kap. IX)

Retningslinene omfattar :

•  Oppbygging og bruk av det elektroniske arkivet
•  Interne ansvarsforhold og rutinar

Oppbygging og bruk av det elektroniske arkivet

Det elektroniske arkivet i Kvinnherad kommune omfattar følgande arkivdelar

• Møtebok
•  Sentralt saksarkiv
• Eigedomsarkiv
• Personalarkiv
• Elevarkiv
• Klientarkiv
• Prosjektarkiv
• Skatt
• Vigslar

Alle hovuddokument og vedlegg i ei sak skal kun arkiverast elektronisk

Blanda arkivering

Det er oppretta arkivseriar/arkivdelar for arkivering av vedlegg til følgjande elektroniske arkivdelar

Eigedomsarkiv

Vedleggsarkiva skal avleverast saman med dei tilhøyrande elektroniske arkivdelande

Arkivformat

I Kvinnherad kommune skal elektronisk skanna saksdokument eller eigenproduserte saksdokument konverterast til arkivfomat godkjent av Riksarkivaren

Arkivansvarleg skal definere rutinar for korleis konverteringa skal føregå og det skal etablerast rutine for kontroll med konverteringa. Sjå rutinar

Følgjande format med tidspunkt for konvertering skal nyttast

Digitale signaturar

Det vert ikkje nytta digitale signaturar i Kvinnherad kommune.

Dei dokumenta som krev elektronisk signatur skal førebels arkiverast på papir i eigne arkivdelar/arkivseriar.

Kvalitetssikring av skanna dokument

Kvinnherad kommune har utarbeidd retningslinjer for kvalitetssikring av skanna dokument til det elektroniske arkivet. Desse inneheld også ei forklaring av ansvarstilhøvet rundt dette arbeidet.

Sjå rutinar

Kassasjon av papirversjonar

Kvinnherad kommune har utarbeidd retningslinjer for kassasjon av papirversjonar av dokument som vert arkivert elektronisk. Desse inneheld også ei forklaring av ansvarstilhøvet rundt dette arbeidet.

Sjå rutinar

Periodedeling

Kvinnherad kommune har saman med depotansvarleg IKA Hordaland IKS utarbeidd rutinar for periodedeling og vedlikehald av det elektroniske materialet.

Sjå rutinar

Interne ansvarstilhøve og rutinar

Ansvar for tildeling av brukarrettar / Systemansvar

Systemansvarleg

Systemansvarleg for Ephorte i Kvinnherad kommune er Arkivleiar

Arkivleiar har rettar til autorisasjon av alle personar i systemet med omsyn til registreringsrettar, tilgangskodar og medlemskap i tilgangsgrupper.

Arkivleiar

Leiar ved sentralarkivet er arkivansvarleg i Kvinnherad kommune. Vedkommande har såleis alle rettar knytt til arkiveringsfunksjonane i systemet

Arkivleiar skal i tråd med dette

• ha oversikt over den administrative og arkivtekniske strukturen i systemet samt sørge for vedlikehald og oppdatering av denne.
• følgje opp saksbehandlarane og sikre seg at desse har kunnskap om bruken som står i høve til dei rettane dei har.

Arkivpersonalet

Arkivpersonale har tilgang til å registrere utval og medlemar. Dei har også alle rettar knytt til arkiveringsfunksjonane i systemet.

Saksfordelar / leiarar

• kan autorisere saksbehandlarar i systemet med omsyn til registreringsrettar, tilgangskodar og medlemskap i tilgangsgrupper innanfor dei kodene som vedkommande sjølv er autorisert for.
• kan fordele saker og journalpostar i avdelinga
• har tilgang til å opprette og ajourhalde saker og journalpostar på si avdeling

Saksbehandlar

• tilgang til å opprette og ajourhalde saker og journalposter der vedkommande er saksansvarlig
• tilgang til å avskrive eigne saker
• tilgang til å opprette utvalssaker og registrere behandlingsplan for utvalsbehandling av eigne saker

Utvalssekretærar

•  har same rettar som leiar