Glemt Passord?

Kvalitetssikring og journalføring

Dokumentsenteret har ansvaret for kvalitetssikring av arkivfunksjonar i ephorte. Dokumentsenteret skal føre kontroll med at alle saksdokument er journalførte og knytte til rett sak (saksmappe).

Kontroll av post

  • status E/F, utgåande post som er ekspedert / ferdig
  • status F, notat type N og X
  • status M, inngåande post (midlertidig registert av arkivmedarbeidar)
  • status S, inngåande post (sakshandamar registrert)

Dokumentsenteret skal hente fram alle journalpostar med status E, F samt M og S for kontroll.
Med unntak av hastesaker vert mellombels registret post journalført neste dag - etter journalkontroll .

Journalkontroll - kontroller at

  • journalposten er registrert i rett sak / evt ny sak er rett oppretta (sjå Kontroll med reserverte saker)
  • journalopplysningane samsvarar med dokument (dokumentdato, avsendar/mottakar mm)
  • offentlegvurdering er uført og naudsynt skjerming av avsendar/mottakar, arkivkodar, tittel og saksinnhald er gjort.

Når kontroll er utført, vert status endra til J, journalført. Journalført post i saksarkivet, eigedomsarkivet og planarkivet kjem på postlista på nettsida neste dag.

Journalkontroll av utgåande brev i papirbaserte arkivdelar skjer på grunnlag av papirkopi til arkivet. Papirdokument vert sett i perm (kopibok) når status er endra til J.

Kontroll med reserverte saksmapper (status R).

Dokumentsenteret skal med jamne mellomrom utføra søk på saker med status R. Dokumentsenteret skal sjå til at

  • sakstittel er dekkande
  • saka er knytt til rett arkivdel
  • offentlegvurdering er utført og evt naudsynt skjerming av sakstittel og arkivkodar
  • tilgangsgruppe er i samsvar med registreringsreglane
  • arkivkode/(-ar) er dekkande

Når kontroll er utført, vert status for saksmappe endra til B (under behandling).

 

Kontroll med reserverte journalpostar (status R)

Dokumentsenteret skal med jamne mellomrom utføra søk på journalpostar (eldre enn ein månad) med status R for å sikre at sakshandsamar utfører sin del av prosesstyringa. Det vert sendt lenke til sakshandsamar med spørsmål om posten er ferdig)