|
Arkivtenesten har ansvar for å:
- motta, åpne, sortere, stemple, journalføre og skanne all inngåande post.
- opprette nye arkivsaker i samband med journalføring.
- kvalitetsikre at sakshandsamar si registrering er korrekt.
- kontrollere forfallslister og sende restanselister 4 gonger i året.
- kvalitetsikre arkiv og journaldatabasen gjennom kontroll av alle registreringer, samt fysisk arkiv.
- betjene utlån frå arkiv.
- arkivere.
- journalføre eigenproduserte dokument.
- frankere utgåande post.
Sakshandsamar har ansvar for å:
- Levere personleg adressert post, anten det er papirdokument, telefaks, eller e-post , til sentralarkiv for journalføring.
- Ha oversikt over kva saker som er til handsaming ved hjelp av saksbehandlingssystemet ePhorte.
- Kontrollere at riktig offentleghetsvurdering er gjort.
- All dokumentproduksjon skal skje i eit fagsystem (ePhorte, Acos Barnevern, Visma PPI o.l.)
- Avskrive inngående og interne dokument som er handsama.
- Levere fysiske kopiar til sentralarkivet av alle egenproduserte dokument (ikkje sakarkiv og personalarkiv).
- Ekspedere utgåande brev via SvarUt.
- Avslutte arkivsaker etter kvart som dei er ferdighandsama.
Leiar har ansvar for å:
- gjennomgå og fordele post til rett sakshandsamer.
- gjennomføre offentleghetsvurdering.
- sjå til at restanselister vert følgd opp.
- bidra til at krava til dokumentasjon av handsaming vert ivareteken.
|
|