Arkivpersonale sitt ansvar> journalføring
- Registrera og journalføra inngåande post i ephorte
- Kvalitetsikra og journalføra inngåande post oppretta av sakshandsamar (status S)
- Kvalitetsikra og journalføra utgåande post og andre eigenproduserte dokument med status F/E
> arkivering
- Oppretta nye arkivsaker i samband med postregistrering
- Kvalitetsikra saker oppretta av sakshandsamar (status R), påføra arkivkode mm
- Bevaringsvurdera nyoppretta saker
- Vurdera sakstittel i høve utvikling i saka, evt justera klassering, bevaring
- Vurdera om det er aktuelt å lenka saker
- Avslutta saker
> innsyn, utlån
- Ekspedera innsynskrav i all offentleg post
- Henta fram dokumentasjon etter førespurnad frå sakshandamar
Sakshandsamar sitt ansvar
- All dokumentproduksjon skal skje i ephorte Elements eller eit fagsystem
- Ha oversikt over saksmapper som er til handsaming
- Avslutte saksmapper som er ferdighandsama (Elements: Ferdigstill sak)
- Importra epost til Elements (evt vidaresenda til post@stord.kommune.no)
- Levera personleg adressert papirpost til Fellestenester for registrering/skanning
- Sakshandsamar kan oppretta inngåande post sjølv om det hastar med å gje svar
- Innregistrert post i Elements som vert levert til skanning, skal vera påført løpenr
- Kontrollera om offentlegvurderinga utført av Fellestenester, er rett
- Avskriva inngåande og interne dokument som er handsama
- For papirbaserte arkivdelar: Levera papirkopi av eigenproduserte dokument til arkivet
Leiar sitt ansvar
- Gjennomgå og fordele post til sakshandsamar
- Utføra offentlegvurdering
- Sjå til at restanselister vert følgd opp
- Vektlegga krav til dokumentasjon av all sakshandsaming
|
|