Ansvar og fullmakter

Overordna arkivansvar

Kommunen har etter § 6 i arkivlova arkivplikt.
Kommunedirektøren har ifølgje kommunelova og arkivlova ansvaret for kommunen sine arkiv og for at organiseringa og oppfølginga av arkivarbeidet er i samsvar med lover og forskrifter om offentleg saksbehandling. Innhaldet i administrasjonen sitt arkivansvar er elles fastsett i forskrift om offentlege arkiv.
Kommunedirektøren har delegert det operative leiaransvaret for arkivtenesta i kommunen til arkivleiar. Kommunedirektøren har bestemt at saksbehandlar har ansvar for eigne restansar. Arkivleiar har fullmakt til å føre tilsyn med arkivarbeidet i kommunen og er fagleg overordna arkivpersonalet. Arkivleiar rapporterer til rådmannen.

Leiaren for kommunale verksemder som fungerer som eigne arkivskaparar, er delegert det daglege ansvaret for arkivarbeidet i sine verksemder. Dette ansvaret kan delegerast vidare til eigne arkivansvarlege.

Arkivleiar sine oppgåver:

Arkivleiar er leiar for arkivtenesta og skal gi rettleiing og føra tilsyn med arkivdanning og arkivoppbevaring i kommunen. Arkivleiar har rett og plikt til:

Å rapportere til kommunedirektøren om verksemda til arkivtenesta og leggje fram framlegg om tiltak som skal heve kvaliteten på arkivarbeidet
Å uttale seg om dei arkivmessige konsekvensane av planlagde omorganiseringar i kommunen
Å utarbeide verksemdsplanar for arkivtenesta
Å føre tilsyn med at arkivarbeidet skjer i samsvar med reglane i arkivplanen
Å føre kontroll med at dei aktive arkiva i kommunen er forsvarleg oppbevart og sikra
Å ta initiativ til oppdatering/endringar i arkivplanen
Å bli tatt med på råd når kommunen skal velje edb-baserte sak-/arkivsystem og fagsystem og ved innkjøp av arkivmateriell, papir og skrivereiskap.
Å vere kontaktperson med Interkommunalt arkiv i Hordaland IKS

Arkivleiar skal elles leggje vekt på desse oppgåvene:

Å halde seg oppdatert om den faglege og teknologiske utviklinga på arkivsektoren, og om endringar i lov- og regelverk for offentlege arkiv
Å gi fagleg rettleiing til arkivpersonalet og sørgje for at arkivmedarbeidarane får tilbod om å utvikle sin faglege kompetanse
Å gi nytilsette nødvendig opplæring

Arkivtenesta sine oppgåver

Arkivtenesta er organisert som ei sentralisert arkivteneste. Personalet som arbeider med postregistrering og andre arkivoppgåver er knytt til arkivtenesta. Arkivleiar er leiar for arkivtenesta og fagleg overordna for arkivpersonalet i alle kommunale einingar.

Arkivtenesta si hovudoppgåve er å kvalitetssikre dokumentasjonen av verksemda i kommunen. Arkivtenesta skal arbeide etter denne målsetjinga:

Arkivtenesta registrerer inngåande brev og andre førespurnadar utanfrå.
Arkivtenesta sikrar at arkivet dokumenterer opphavet til ei sak (inngåande skriv), saksbehandlingsprosessen (interne dokument, kommentarar, utgreiingar, osb) og resultatet av behandlinga (vedtak, avtalar, kopi av utgåande skriv, oppfølging).
Arkivtenesta sørgjer for systematikk og samanheng i arkiva, slik at dei kan fungere som informasjonskjelde og informasjonssystem for administrasjonen, rettsleg og forvaltningsmessig dokumentasjon og som arkivkjelder for ettertida.
Arkivtenesta tek vare på dokumentasjon av elektroniske arkivsystem.

Arkivdepotet sine oppgåver

Kommunen er etter § 1 i arkivforskrifta forplikta til å opprette eige arkivdepot eller delta i eit interkommunalt depotsamarbeid.

IKA Hordaland sine oppgåver

Kommunen er tilslutta Interkommunalt arkiv i Hordaland IKS og har delegert følgjande oppgåver til institusjonen: