| Arkivtenesta har ansvar for
- Sentralt postmottak for papirbaserte dokument : sortera papirpost, deretter stempla, registrera og skanna all sakspost
- importera e-post frå kommunen sitt felles e-postmottak
- importera søknader sendt på elektroniske skjema (Byggsøk, Kommuneforlaget, altinn)
- oppretta nye arkivsaker i samband med registrering og import
- kvalitetssikra at saksbehandlar si registrering er korrekt
- kvalitetssikra e-post som saksbehandlar har sendt frå eller importert til sakssystemet
- kvalitetssikra postjournal på papir og postliste på nett
- registrera utlån frå papirarkiv
- journalføra eigenproduserte dokument
- avslutta saker som er ferdige frå saksbehandlar
Saksbehandlar har ansvar for å
- levera personleg adressert post som viser seg å vera sakspost, til sentralarkiv for registrering. Det gjeld e-post, papirdokument, SMS(Teksmeldinga vidaresende ein til e-post og importere)
- ha oversikt over kva saker som er til behandling sakssystemet Ephorte
- kontrollera innskanna dokument
- kontrollera at rett offentlegvurdering er gjort
- avskriva inngående og interne dokument som er behandla
- ferdigstilla eigne dokument så snart dei er ferdigbehandla
- brev som ikkje blir sendt elektronisk, skal leggjast i konvolutt og frankerast for utsending
- endra status til Ferdig frå saksbehandlar etter kvart som saka er ferdigbehandla.
Leiar har ansvar for å
- gjennomgå og fordela skanna og elektroniskpost til rett saksbehandlar
- kvalitetssikra saksbehandlinga
- gjennomføra offentlegvurdering
|
|