Glemt Passord?

Kvalitetssikring av journalen

Arkivtenesta skal føre kontroll med at alle saksdokument er journalførte og knytte til rett sak i sak-/arkivsystemet og dei samme dokumenta finst i det fysiske arkivet.

Arkivtenesta har ansvaret for kvalitetssikring av arkivfunksjonar som er utført av saksbehandlarar og leiarar.

Til arkivering og postliste

Arkivtenesta skal dagleg hente fram alle journalpostar med status E, F og S. Dette er inn- og utgåande epost og utgåande brev produsert av sakshandsamar. I tillegg skal arkivtenesta dagleg hente fram journalpostar med status M, og vurdere om dei er klar for journalføring. I dei tilfelle journalposten har medført at det er oppretta ny sak, skal arkivtenesta også kontrollere saksopplysningane.

Arkivtenesta skal også sjå til

  • at offentlegvurdering er gjennomført, og naudsynt skjerming av avsendar/mottakar, arkivkodar, saksnummer, tittel og saksinnhald er gjort.
  • at arkivkode og sakstittel er dekkande når ny sak er oppretta
  • at saka er knytt til rett arkivdel
  • at journalposten er knytt til rett sak
  • at rett arkivkode er sett på saka          

Når dette er utført skal journalpoststatus endrast til J. Dette vil legge journalpostane ut på offentleg journal.

Kontroll med reserverte saker

Arkivleiar skal med jamne mellomrom utføre søk på saker med status R for å sikre at sakshandsamar utfører sin del av prosesstyringa. Arkivleiar skal sjå til

  • at offentlegvurdering er gjennomført, og naudsynt skjerming av avsendar/mottakar, arkivkodar, saksnummer, tittel og saksinnhald er gjort.
  • at arkivkode og sakstittel er dekkande når ny sak er oppretta
  • at saka er knytt til rett arkivdel
  • at rett arkivkode er sett på saka

Arkivleiar skal gje tilbakemelding til sakshandsamar dersom vedkommande har mange reserverte tomme saker

Kontroll med reserverte journalpostar (konsept)

Arkivleiar skal med jamne mellomrom utføre søk på journalpostar eldre enn 2 månad med status R for å sikre at sakshandsamar utfører sin del av prosesstyringa.

Arkivleiar skal gje tilbakemelding til sakshandsamar dersom vedkommande har mange uaktuelle reserverte dokument