Utgåande post

Brev, e-post og telefaks frå Bømlo kommune skal sendast som offentleg dokument og innehalde logo, arkivkode og journalnummer og øvrige kjenneteikn. Dokument som er unntatt offentleg innsyn skal ikkje sendast som e-post eller telefaks. All post skal journalførast i elektronisk saksarkiv eller fagsystem.

Ny sak

Sakshandsamar skal opprette sak dersom denne startar med eit utgåande dokument eller eit internt notat. Framgangsmåte for å lage ny sak i systemet skal følgjast.

 Sakshandsamar skal

• knyte saka til rett arkivdel og føre på klassering / arkivkode for saka. Dersom ein er i tvil om kode, skal ein ta kontakt med Fellessekretariatet
• utføre offentlegvurdering og påføre lovheimel og korrekt tilgangskode i sak
• føre på referansar og eventuelt knyte saka til prosjekt. Dersom ein ønskjer å etablere eit nytt prosjekt skal ein ta kontakt med Arkivleiar.

Svare på journalpost / opprette utgåande brev, saksframlegg mm.

Sakshandsamar skal registrere eigne utgåande brev, telefaksar, interne notat og saksframlegg mm. Framgangsmåte for dei ulike funksjonane i systemet skal følgjast.
 Sakshandsamar skal også

• føre på mottakarar og kopimottakarar
• føre på dokumenttype
• utføre offentlegvurdering og påføre lovheimel og korrekt tilgangskode

Fram til dokumentet er klart for utskriving og ekspedering, skal journalposten ha status R. Når dokumentet er ferdig til ekspedering skal det markerast som ferdigstilt med status F. Sakshandsamar skriv sjølv ut brevet, underteiknar og sender det til postlegging. Saksarkivet er fullelektronisk, og det vert ikkje produsert kopibok. I enkelte fagsystem er det papirbasert arkiv, og det skal då takast to kopiar av utgåande brev og faks - eit til arkiv og eit til kopibok.

Sakshandsamar skal avskrive alle journalpostar som vedkommande er ansvarleg for, uavhengig av avskrivingsmåte.

Utgåande e-post

Sakshandsamar skriv og adresserer utgåande e-post. 

Interne dokument og notat

Internpost skal handsamast som ekstern post, men for korrespondanse mellom avdelingar/seksjonar som er knytt til systemet nyttar ein dokumenttypane X og N og ikkje utgåande brev.

Fagsystem

Sakshandsamar fører utgåande post i fagsystem.

Originaldokument som vert journalført i fagsystem skal leverast til arkivtenesta ved den einskilde avdeling, som tek ein kopi til kopiboka og ein til arkivet.

Når ei sak er ferdig handsama i det papirbaserte arkivet skal arkivtenesta kontrollere at alle saksdokument som høyrer til saka er med. Før avslutting og overføring til arkivdepot, skal mappa reinskast, dvs. at binders, kladdar, notat og liknande vert fjerna.