Inngåande post

Postmottak og sortering

All inngåande post vert levert til fellessekretariatet for registrering før den går til sakshandsaming.(forskr. § 3-1 og § 3-4).

Post adressert til ordførar skal førast på eininga som skal behandla saka, med kopi til ordførar. Fellesskretariatet sender ut førebels svar med melding om at brevet er motteke og kven som er sett som sakshandsamar. 

Arkivuverdig post skal skiljast ut frå saksposten. Informasjonspost er post som ikkje vert gjenstand for noko form for sakshandsaming. Til informasjonspost høyrer

• trykksaker
• offentlege publikasjonar
• rundskriv
• utskrifter/kopiar frå andre organ
• kursinvitasjonar

Informasjonsposten vert sendt direkte til kvar avdeling. Avdelinga er sjølv ansvarleg for å returnere informasjonspost som skal journalførast.

Den arkivverdige posten er den som vert gjenstand for sakshandsaming og som kommunen er pliktig å ta vare på til ei kvar tid. Denne posten kallar vi sakspost og det er den som vert gjenstand for stempling og journalføring.

Telefaks skal handsamast som vanleg post. Kjem telefaks direkte til sakshandsamar skal den straks leverast arkivtenesta for registrering.

Personleg adressert post skal leverast uopna til adressaten dersom ikkje organet har inngått avtale med adressaten om at slik post kan opnast av arkivtenesta. Mottakar pliktar likevel straks å levere posten attende til arkivtenesta dersom den er til administrasjonen.

Ved søknadar på stillingar, løyver skal berre søknaden journalførast. Ved tilsetjing eller innvilging skal vedlegg journalførast og arkiverast.

Brev til politikarar skal omadresserast til vedkommande (evt politisk sekreteriat)

Stempling

Saksdokumenta blir stempla med journalstempel med rubrikkar for mottaksdato, emnekode eller objektkode, arkivsaksnummer, journalpostnummer og saksbehandlar.

Elektronisk post

Elektroniske saksdokument vert importert frå kommunen sine importsentralar, levert av ulike skjemaleverandørar:

Acos skjema

Bygg søk

EDU

Prokom

Post blir også import frå kommunen sitt felles elektroniske postmottak i e-postsystemet Outlook

Skanning

Når posten er sortert skal arkivverdige dokument skannast umiddelbart.

Fellessekretariatet skannar og registrerer den innkomne posten i arkivsystemet og kontrollerer følgjande:

• at alle mottekne dokument er skanna og arkivert
• at alle sider er komne med i kvart dokument
• at skanninga er kvalitetsmessig god nok
• at opplysningane i skanna dokument samsvarar med opplysningar i journalen

Journalføring

Fellessekretariatet er ansvarleg for journalføring av den skanna posten og at journalpostane vert knytt til sak. Arkivtenesta skal også journalføre arkivverdig e-post og faks sendt til det sentrale postmottaket. Elektroniske skjema vert journalførte ved import.

Dersom journalposten er den første i ei sak, skal fellessekretariatet opprette sak. Framgangsmåte for å lage ny sak i systemet skal følgjast. Fellessekretariatet fordeler saka til avdeling og saksfordelar. Fellessekretariatet set gradering på saka og utfører skjerming av jounalopplysningar. Ny sak oppretta i Fellessekretariatet får status B

Framgangsmåte for journalføring av inngåande brev i systemet skal følgjast. Fellessekretariatet fordeler journalpost til rett avdeling og sakshandsamar dersom denne er kjend. Dersom sakshandsamar er ukjend vert dokumentet fordelt til saksfordelar/leiar. Arkivtenesta fører på tilgangskoden og ser til at naudsynte journalpostar er skjerma. Når alle journalopplysningane er kontrollert skal journalposten få dokumentstatus J.

Når sakshandsamar mottar e-post direkte til si adresse pliktar denne å vurdere om det er arkivverdig post som må journalførast. Dersom e-post er arkivverdig er vedkommande sakshandsamar ansvarleg for å journalføre e-post - outlook2ephorte. Rettleiing for journalføring av e-post i systemet skal følgjast. Dersom faks vert sendt direkte til sakshandsamar eller avdelinga skal denne vidaresendast Fellessekretariatet for journalføring.

Samtidig med journalføring skal dokumenta påførast stempelopplysningar.

Avtalar/kontraktar og dokument som høyrer til papirbaserte personalmapper vert arkivlagt av fellesekretariatet.

Journalføring i fagsystema

Her skal det førast inn rutinar for journalføring i fagsystema i organisasjonen, dersom slike finst. Det skal vere rutinar for kven som journalfører i systema og kva for system dette gjeld.

Profil, Velferd, PPI, HS PRO,

Manuell journalføring

Dei einingane som ikkje er knytt til det sentrale arkivsystemet eller nokre av fagsystema skal føre papirbasert postjournal. For desse gjeld følgjande rutinar

Ansvarleg for journaleininga skal påføre mottekne saksdokument eit stempel som identifiserar dokumentet og knytter det til journalen. Stempelet skal ha opplysningar om organisasjonsnamn, journalføringsdato løpenummer, saksnummer, arkivkode, sakshandsamar og gradering. I journalen skal det i tillegg førast opp namn på avsendar/mottakar, dokumenttittel, sakstittel, dokumentdato, avskrivingsdato og avskrivingsmåte.

Ansvarleg for journaleininga skal kontrollere om dokumentet tilhøyrer eksisterande sak og evt. knytte det til den. Eksisterer det ikkje noko sak frå før av skal arkivtenesta opprette sak. Arkivtenesta skal komme med forslag til arkivkode som sakshandsamar skal sjå til at er riktig. Arkivtenesta kjem med forslag til gradering og heimel for graderinga. Leiinga pliktar å sjå til at denne er riktig.

Postfordeling og postsirkulasjon

Leiar/Saksfordelar fordeler ufordelt post til rette sakshandsamarar.

Leiar eller andre med tilsvarande mynde har ansvaret for dagleg gjennomgang av motteken post til sine einingar. Vedkommande skal

• kontrollere at saksopplysningar og journalopplysningar er rette
• kontrollere heimel for offentlegvurdering
• kontrollere at opplysningar i saker og journalpostar som er unntatt offentleg innsyn er skjerma.

Sakshandsamar skal kontrollere

• at dokumenta/journalpostane er knytt til rett sak
• at saka har rett klassering
• heimel for offentlegvurdering
• at opplysningar i saker og journalpostar unntatt offentleg innsyn er skjerma