|
Om journalen- og arkivsystemet er utilgjengeleg for eit lengre tidsrom, skal arkivet setje i verk nødprosedyre som framstilt nedanfor. Føring av mellombels journal Arkivet fører ein mellombels papirjournal over inn- og utgåande dokument som inneheld opplysningar i høve til arkivlova § 2-7. Skjema for mellombels journalføring ligg tilgjengeleg i arkiv og i Bømlo kommune sin arkivplan på arkivplan.no. Behandling av innkomne og interne dokument Arkivet registrerer innkomne dokument, både eksterne og interne, i den mellombelse papirjournalen. Deretter vert det teke kopi av originaldokumentet. Originalen vert lagra hjå arkivet inntil nødprosedyra er avslutta og dokumentet kan registrerast i ephorte eller anna fagsystem. Kopiane vert påført påskrifta "Ikkje skanna og reg”. Kopiane vert så fordelte til leiaren/saksbehandlaren. Når systemet igjen er tilgjengeleg, vert originaldokumenta registrerte i ephorte eller fagsystem på grunnlag av den mellombelse journalen. Dokumentet vert påført saks- og dokumentnummer og avdeling/kontor/saksbehandlar frå den mellombelse journalen. Dokumenta vert skanna og fordelte til leiaren/saksbehandlaren. Saksbehandlaren kasserer kopiane. Er det påført merknader, må dei leggjast inn i systemet under merknader til journalposten. Behandling av utgåande dokument Saksbehandlaren produserer dokumenta i det ordinære tekstbehandlingssystemet eller anna høveleg system. Arkivkopi av det utgåande dokumentet vert sendt til arkivet via e-post eller på papir. Arkivet journalfører dei utgåande dokumenta i den førebelse journalen. Når systemet igjen er tilgjengeleg, registrerer- og arkivlegg det utgåande dokument i systemet.
Skjem ligg fysisk tilgjengeleg i Beredskapspermen, plassert på sentralbordet ved Fellessekretariatet. |