Instruks for elektronisk arkivering av saksdokument

Virkeområde

Retningslinene gjeld for alle typar system der det vert skanna saksdokument eller eigenprodusert saksdokument for seinare avlevering til depot i Bømlo kommune.

Heimelsgrunnlag

• Lov om arkiv av 04.12.92 med forskrifter; forskrift av 11.12.98 nr. 1193 (arkivforskriften) og forskrift av 01.12.99 nr. 1566
• Elektronisk arkivering av saksdokument" (forskr. nr. 1566, kap. IX)

Retningslinene omfattar :

• Oppbygging og bruk av det elektroniske arkivet
• Interne ansvarsforhold og rutinar

Oppbygging og bruk av det elektroniske saksarkivet

Det elektroniske  saksarkivet  i Bømlo kommune omfattar følgande arkivdelar

• Sentralt saksarkiv med tilhøyrande register

Alle hovuddokument og vedlegg i ei sak skal kun arkiverast elektronisk

Det føregår ikkje blanda arkivering i saksarkivet som vert nytta i kommunen.

For oversikt over alle arkivdelar/arkivseriar i Bømlo kommune sjå link til Arkivseriar:

Arkivformat

I Bømlo kommune skal elektronisk skanna saksdokument eller eigenproduserte saksdokument konverterast til arkivfomat godkjent av Riksarkivaren

Arkivansvarleg skal definera rutinar for korleis konverteringa skal føregå og det skal etablerast rutine for kontroll med konverteringa.

Følgjande format med tidspunkt for konvertering skal nyttast

Digitale signaturar

Det vert ikkje nytta digitale signaturar i Bømlo kommune.

Dei dokumenta som krev elektronisk signatur skal førebels arkiverast på papir i eigne arkivdelar/arkivseriar.

Kvalitetssikring av skanna dokument

Bømlo kommune har utarbeidd retningslinjer for kvalitetssikring av skanna dokument til det elektroniske arkivet. Desse inneheld også ei forklaring av ansvarstilhøvet rundt dette arbeidet.

Sjå rutinar

Kassasjon av papirversjonar

Bømlo kommune har utarbeidd retningslinjer for kassasjon av papirversjonar av dokument som vert arkivert elektronisk. Desse inneheld også ei forklaring av ansvarstilhøvet rundt dette arbeidet.

Sjå rutinar

Periodedeling

Bømlo kommune har saman med depotansvarleg IKA Hordaland IKS utarbeidd rutinar for periodedeling og vedlikehald av det elektroniske materialet.

Sjå rutinar

Interne ansvarstilhøve og rutinar

Ansvar for tildeling av brukarrettar / Systemansvar

Systemansvarleg

Systemansvar for Ephorte i Bømlo kommune er Arkivleiar

Vedkommande har rettar til autorisasjon av alle personar i systemet med omsyn til registreringsrettar, tilgangskodar og medlemskap i tilgangsgrupper.

Driftsansvaleg for ikt-løysinga ePhorte er felles for 5 samarbeidskommunar og tilsett ved IKT-avdelinga Bømlo.

Arkivleiar

Tilsett ved fellessekretariatet har rettar som arkivansvarleg og systemansvarleg i Ephorte i Bømlo kommune. Vedkommande har såleis alle rettar knytt til arkiveringsfunksjonane i systemet.

Arkivleiar skal i tråd med dette

• ha oversikt over den arkivorganisatoriske strukturen i systemet, samt sørge for vedlikehald og oppdatering av denne.
• følgje opp sakshandsamarane og sikre seg at desse har kunnskapar om bruken som står i høve til dei rettane dei har.

Arkivpersonalet

Stab Fellessekretariatet er definert som arkivpersonale for heile kommunen, og har alle rettar knytt til arkiveringsfunksjonane i systemet.

Stab Fellessekretariatet har rolle som utvalssekretær og har tilgang til å registrere utval og medlemar.

Rektor, inspektør, rådgiver og merkantil på skulane er definert som arkivpersonale for sine einingar.

Verksemdleiar og merkantil tilsett ved verksemdene er definert som arkivpersonale for sine einingar.

Saksfordelar / leiarar

• kan autorisere sakshandsamarar i systemet med omsyn til registreringsrettar, tilgangskodar og medlemskap i tilgangsgrupper innanfor dei kodene som vedkommande sjølv er autorisert for.
• kan fordele saker og journalpostar i avdelinga
• har tilgang til å opprette og ajourhalde saker og journalpostar på si avdeling

Sakshandsamar

• har tilgang til å opprette og ajourhalde saker og journalposter der vedkommande er saksansvarlig
• har tilgang til å klassere eigne saker
• har tilgang til å avskrive eigne saker
• har tilgang til å opprette utvalssaker og registrere behandlingsplan for utvalsbehandling av eigne saker

Utvalssekretærar

• har tilgang til å registrere utval og medlemar