Fellessekretariatet har ansvar for å:
- motta, åpna, sortera, stempla, journalføra og skanna all inngåande post
- oppretta nye arkivsaker i samband med journalføring
- kvalitetsikra at sakshandsamar si registrering er korrekt
- journalføra eigenproduserte dokument
- frankera utgåande post
Sakshandsamer har ansvar for å:
- levera personleg adressert post, anten det er papirdokument, telefaks, eller e-post , til fellessekretariatet for journalføring
- ha oversikt over kva saker som er til handsaming ved hjelp av saksbehandlingssystem/fagsystem
- kontrollera at rett offentlegheitsvurdering er gjort
- sikra at all dokumentproduksjon vert registrert i sak- arkiv systemet ePhorte eller i eit fagsystem
- avskriva inngåande og interne dokument som er handsama
- leggja utgående brev i konvolutt og levera til fellessekretariat for frankering.
- Avslutta arkivsaker etter kvart som dei er ferdighandsama
Leiar har ansvar for å:
- kontrollera at sak er tildelt rett sakshandsamar
- kontrollera offentlegheitsvurdering
- sjå til at restanselister vert følgde opp
- bidra til at krava til dokumentasjon av handsaming vert ivaretekne
|
|