7. Kommunereform

Kommunereform

Fra 1.1.2020 skal Svelvik kommune, Nedre Eiker kommune og Drammen kommune slås sammen til én felles kommune. Dette blir landets sjuende største kommune med over 100 000 innbyggere. For mer informasjon om den nye kommunen, se: https://www.nyedrammen.no/

Lenke til hver av dagens kommuners hjemmeside:

https://www.svelvik.kommune.no/

https://www.nedre-eiker.kommune.no/

https://www.drammen.kommune.no/

De tre kommunene er i full gang med ulike kartleggingsoppgaver ifm kommunereformen. Det er etablert flere arbeidsgrupper. En av de nedsatte arbeidsgruppene er «Arkivgruppen»: https://www.nyedrammen.no/for-ansatte/nyhetsbrev/nyhetsbrev-3-2017-fellesnemnda-starter-arbeidet/  Det er deltakere fra alle de tre kommunenes arkivtjeneste i arkivgruppen. Drammen kommunes byarkivar, Tom Oddby, leder denne arbeidsgruppen. Arkivgruppen kartlegger blant annet:

• Arkivplanarbeid og internkontroll for arkiv
• Daglige arkivfunksjoner, både sentralt og desentralt
• Postmottak for fysisk post, e-post, digital post og skjemaløsninger, både sentralt og desentralt
• Arkivlokaler for dagligarkiv og bortsettingsarkiv, inkludert antall hyllemeter
• Depotordning for papirbaserte arkiver, inkludert antall hyllemeter i depot
• Depotordning for elektroniske arkiver, inkludert antall hyllemeter i depot
• Aktive arkiver som må avsluttes i forbindelse med sammenslåingen 2020 og som må overføres til depot
• Fagsystemer og arkivdanning i forhold til disse

Sentralisert vs desentralisert arkivtjeneste

Svelvik kommune, Nedre Eiker kommune og Drammen kommune er organisert ulikt mht arkivtjenesten. Mens Drammen kommune er et totalarkiv, er de to andre kommunene det vi vil kalle et dagligarkiv med ansvar for den daglige arkivdanningen.

Både Svelvik og Nedre Eiker har en sentralisert arkivtjeneste, mens Drammen har en desentralisert arkivtjeneste.

Sakarkivsystem og innsynsløsning

Pr i dag benytter de tre kommunene ulike sakarkivsystemer. Svelvik og Drammen har begge ESA, men er på ulike versjoner.

For å publisere møtedokumentasjon knyttet til fellesmøtene som avholdes mellom de tre kommunene, er det pr i dag valgt å benytte Drammen kommunes innsynsløsning: https://innsyn.drammen.kommune.no/motekalender

I Drammen kommunes ESA-løsning er det valgt å opprette en egen arkivdel kalt REFORM, ref. også http://www.kommunereformarkiv.no/ . Med en egen arkivdel klarer vi å skille ut dokumentasjonen som tilhører kommunesammenslåingsarkivet. Bruk av egen arkivdel er også avklart med leverandør mht å kunne gjøre uttrekk kun fra denne ene arkivdelen på et senere tidspunkt.

Depotordninger

De tre kommunene som skal slås sammen har ulike deportordninger. Svelvik kommune har avtale med IKA Kongsberg, Nedre Eiker har avtale med Forvaltningsenteret og Eiker Arkiv, mens Drammen som et totalarkiv selv er depotinstitusjon for det fysiske papirarkivet mens KDRS (Kommunearkivinstitusjonenes Digitale RessursSenter) er depotinstitusjon for elektronisk arkivmateriale.