|
Periodisering avgrenser arkivserier i tid og omfang, og skal skje med jevne mellomrom, for å lette gjenfinning. I tillegg skal periodisering av arkivmateriale også skje ved:
- innføring av ny arkivnøkkel,
- store organisatoriske endringer,
- skifte av journalssystem dersom journaldata ikke (kan) konverteres,
- overgang fra papirjournal til elektronisk journal og ved
- overgang fra papirarkiv til elektronisk arkiv
For objektordnet arkiv gjelder egne rutiner for periodisering - se eget avsnitt under 3.2 Bestemmelser og instrukser. Drammen kommune har ikke hittil hatt faste rutiner for periodisering av øvrige arkivserier. Nåværende (aktive) arkivperiode i kommunens saksarkiv startet 1.1.2008 I forbindelse med den kommende kommunereformen, står Drammen kommune ovenfor betydelige endringer mht organisering og forvaltning av arkivene. Det er ikke lagd en periodiseringsplan som går mange år frem i tid. Per i dag er følgende datoer for periodisering besluttet:
- 31.12.2018: periodisering av nåværende arkivperiode
- 31.12.2019: periodisering av siste aktive arkivperiode før kommunesammenslåing
Fremtidig organisering og forvaltning av arkivene og deres innhold er en del av arbeidet opp mot kommunesammenslåingen som trer i kraft 1.1.2020. |