|
Et viktig tiltak for å sikre at arkivet får en god kvalitet, er systematisk kvalitetssikring av sakarkivsystemet. Eksempler på slik kvalitetssikring er; endring av status på journalpost (fra ekspedert til journalført), sjekke tittel på journalpost og kontrollere øvrig metadata. Avslutning av saker i systemet er også en del av kvalitetssikringen. For rådhusmiljøet er det byarkivet som foretar ovennevnte kvalitetssikring, og i enkelte tilfeller også for virksomheter utenfor rådhusmiljøet. Virksomheter utenom rådhusmiljøet har egne ansatte med arkivarrolle (AR2), som skal foreta kvalitetssikring for sin virksomhet. Kontroll av postlista, som er nevnt under "Åpenhet og innsyn", gir en ekstra kontroll av den tidligere utførte kvalitetssikringen og utføres av byarkivet. Rutine for kvalitetssikring:
Restansekontroll: Kontroll av restanser i egen virksomhet er et lederansvar. Restansekontroll er av stor betydning for arkivets kvalitet. Restansekontrollen sikrer også at saksbehandlere får en oversikt og en påminnelse om saksdokumenter/henvendelser som ikke er behandlet, samtidig som leder får oversikt over restansesituasjonen i sin virksomhet. Det er utarbeidet enkle oppskrifter til både saksbehandler og leder for oppfølging av egne og avdelingens restanser. I tillegg til oppskrift for håndtering av disse, er det også laget en illustrasjon for "hva er en restanse?":
Byarkivet rapporterer månedlig til rådmannen på status for journalposter i status Reservert og ubehandlede journalposter (restanser). Målet med en slik rapportering er høynet bevissthet i organisasjonen med tanke på forsvarlig dokumenthåndtering. |