Glemt Passord?

Registrering

Kapitlet om registrering gjelder primært for registrering av papirpost. Noen underpunkter er imidlertid universelle, eksempelvis om offentlighetsvurdering og skjerming samt generelle skriveregler.

Rutiner/sjekklister:

 

Prosedyre for registrering av post:

Byarkivet v/dagligarkivet registrerer post for virksomheter og interkommunale samarbeidsordninger på rådhuset. Iht byarkivets serviceerklæring skal papirpost være ferdig journalført/skannet og tilgjengelig for saksbehandlere innen kl. 09:00 arbeidsdagen etter posten er mottatt.

Registreringsflyt_ESA v2

Opprette journalpost:

Journalposter forhåndsregistreres med all nødvendig metadata før skanning, med midlertidig status (M).

Skanning og kontroll:

Som modellen over viser, blir brevene bunkeskannet med strekkodeark på en felles skannerstasjon. Bunken splittes på forhånd opp i hoveddokument og eventuelle vedlegg. Hver dagligarkivar har programvaren PixEdit lokalt installert, og foretar etterarbeid og kontroll av de elektroniske filene før enkeltvis import til sakarkivsystemet.

Følgende sjekkes før import:

  • kontroller at alle sider er med
  • fjerne svarte kanter, gjøre nødvendig justering
  • kontrollere at alle sider ligger riktig vei
  • eventuell ekstra justering av kontrast/farge
  • kontrollere lesbarhet, eventuelt skanne på nytt

Journalføring av ferdigskannet post:

Når forrige steg er utført, foretas en ekstra sjekk av tidligere registrerte metadata, før registreringen journalføres (J).

Etterbehandling (arkivering/makulering):

Kommunen har både papirbaserte og fullelektroniske arkivdeler. Disse håndteres derfor på to ulike måter.

  • Papirarkiv: Ferdig journalført post tilknyttet papirbaserte arkivdeler, må arkiveres i bortsettingsarkiv på rådhuset eller videresendes til riktig arkiv.
  • Elektronisk arkiv: Ferdig journalført post tilknyttet fullelektroniske arkivdeler, legges i et eget skap for post til makulering. Det er lagt opp til følgende organisering i skapet:
    • Én plass per måned, merket med mnd. navn.
    • Innad per måned legges et papiromslag per dag

Ved starten av en ny måned makuleres bunken for papirpost som har passert 6 måneder. Det gjennomføres en kontroll av bunken før makulering utføres, som en ekstra sjekk av dokumenter tilhørende papirarkivdeler.