Reglar for offentlegheit og innsyn i arkiv

Vurdering av offentlegheit

Hordaland fylkeskommune publiserer saks- og journalopplysningar på offentleg journal. Politiske saker vert publisert i fulltekstdokument på hordaland.no

Når journalpostane vert endeleg journalført (status J), vert journalopplysningane lagt til publisering. Ållmenta får dermed eit innblikk i den fylkeskommunale verksemda og kan be om innsyn i dokument via nettsida.

Det er politisk vedtak i HFK om at organisasjonen skal praktisere meirinnsyn jf. Offentleglova § 11."Når det er høve til å gjere unntak frå innsyn, skal organet likevel vurdere å gi heilt eller delvis innsyn. Organet bør gi innsyn dersom omsynet til offentleg innsyn veg tyngre enn behovet for unntak." Ein skal ikkje vurdere meiroffentlegheit for opplysningar underlagt teieplikt jf. OFFL § 13.

Det er sakshandsamar sitt ansvar å syte for at dokument som skal vere unnateke frå offentleggjering er påført heimel og naudsynt avskjerming av journalpostopplysningar.

Det må vurderast konkret kvar gong kva som skal eller kan unntakast offentleighet. Døme på spørsmål som kan vere til hjelp:

Vert formålet med Offentleglova, som er å sikre demokrati, kontroll og rettstryggleik. jf. Offentleglova § 1 oppfylt?
Er det eit reelt og sakleg behov for å unnta?
Er det ein klar og tydeleg heimel for å unnta - kva heimel er i så fall dette?
Kva omsyn ligg til grunn for heimelen?
Vil innsyn føre til ei eller anna form for skade for private interesser, offentlege interesser eller vern av beslutningsprosessar, og veg desse skadeverknadene tyngre enn offentlegheita si rett til innsyn?

Det er ikkje høve til å unnta eit dokument av «bekvemmelighetshensyn» verken ved å påføre heimel, ta vekk hake for publisering eller utsette registrering

Innsyn

Retten til innsyn i offentlege saksdokument er regulert av offentleglova (ålment innsyn) og forvaltningslova (partsinnsyn). Hovudregelen er at forvaltninga sine saksdokument er offentlege (Ofl. § 2). Nokre saksdokument skal eller kan unnatakas offentlegheit med heimel i gjeldande lovverk.

Det er saksbehandlar sitt ansvar at dokument er påført rett heimel
Dokumentsenteret behandler førespurnad om innsyn via offentleg journal
Depot behandler førespurnad om innsyn i eldre, avslutta arkivmateriale
Førespurnad om partsinnsyn behandlast av saksbehandlar/leiar

Ålmenta innsyn

Den som ber om innsyn i arkiv skal ved hjelp av den offentlege journalen identifisere den saka eller dei dokumenta vedkommande vil ha innsyn i.

Ein skal praktisere meiroffentlegheit i Hordaland fylkeskommune. Det vil seie at ein skal vurdere om ein bør gi innsyn i heile eller delar av dokumentet sjølv om det kan unntakas etter føresegner i lova. (OFFL § 11). Ein skal ikkje vurdere meiroffentlegheit for opplysningar underlagt teieplikt.

Dersom det blir gitt avslag på krav om innsyn, skal avslaget grunngjevast med lovheimel. Dersom dokumentet/journalposten vert skjerma eller unntatt med heimel i Ofl. § 5a, skal det visast til den lovbestemminga som gir grunnlag for teieplikta (t.d. Fvl. § 13-1 eller 13-2). Det er i utgangspunktet berre dei opplysningane i dokumentet som er underlagt teieplikt som skal unntakas.

Hordaland fylkeskommune publiserer saks- og journalopplysningar på offentleg journal og politiske saker i fulltekstdokument på hordaland.no.
Arkivtenesta gjer difor ei førehandsklassering før publiseringa. Det er ekstra viktig at ein er nøyaktig i offentlegvurderinga og nytter rette og fullstendige lovheimlar ved publisering av fulltekstdokument på nett, slik at t.d. sensitive personopplysingar ikkje blir tilgjengeleg for publikum.

Spørsmål om innsyn skal avgjerast ved kvar enkelt førespurnad. Det skal vere høve til å be om innsyn i alle dokument, uavhengig av førehandsklassering. Dersom ein mottek ein førespurnad om innsyn i eit dokument som i utgangspunktet er unnateke offentlegheit, skal Dokumentsenteret gjere ei ny offentlegvurdering, ev. i samarbeid med sakshandsamar.

Førespurnad om innsyn skal registrerast i postjournal og arkiverast. Personar som i samsvar med gjeldande føresegner får tilgang til opplysningar unnateke offentlegheit, skal skrive under på at dei er kjende med det ansvaret dette medfører. Innsyn i papirbaserte originaldokument skal berre føregå under tilsyn, elles skal ein gi innsyn i kopiar eller elektroniske versjonar. Kopiering av dokumenta skal skje vederlagsfritt.

Det skal vurderast om dokument det er bede om innsyn i, inneheld opplysningar som er unntatt frå innsyn etter offentleglova. Dersom dette er tilfelle, må det takast stilling til om det kan gis innsyn i resten av dokumentet eller om heile dokumentet skal bli unntatt frå innsyn.

Partsinnsyn

Forvaltningslova regulerer retten til innsyn for part i sak. Ein part i sak er definert som ein person som ei avgjersle retter seg mot eller som saken elles direkte gjeld (Fvl. § 2-e). Den som er part i sak der det vert gjort enkeltvedtak har ofte behov for å gjere seg kjend med dokumenta i saka. Hovudregelen er at part i sak har rett til innsyn i saksdokumenta (§ 18, 1. ledd). Ein må ha heimel for å nekte part rett til innsyn. Heimel finn ein i § 18, 2. ledd, som gjer tilgang til å nekte innsyn i dokument utarbeidd for organets interne saksførebuing, eller i § 19 som innskrenkar tilgangen til å krevje innsyn i visse opplysingar.

I § 20 er det reglar for korleis dokumenta skal gjerast tilgjengelege for parten.

Dersom parten blir nekta innsyn kan vedkommande klage etter reglar i Fvl. § 21.

Innsyn i personopplysningar