Postmottak

Post kjem til HFK via ulike kanalar som levering frå Posten Norge AS, via sentralt e‐postmottak, via portalar/fagsystem, levert av bud, levert personleg eller motteke i møte. All post som skal handsamast i tråd med reglane.

Dokumentsenteret har ansvar  for postmottak for sentraladministrasjonen, OT/PPT og Amalie Skram vgs.

Ytre einingar:

Fram til det vert oppretta eit sentralt postmottak i Hordaland fylkeskommune, har skulane og tannhelse ansvar for postmottak for sine einingar.

Automatisert mottak av post via skjemaløysingar

Hordaland fylkeskommune har teke i bruk skjemaløysing for fleire tilskotsordningar, søknader om drosjeløyve og andre typar av saker som egnar seg for bruk av skjema ved kontakt mot oss.

Det er ynskjeleg at denne utviklinga fortsett og at det vert jobba aktivt med å automatisere journalføring av post til fylkeskommunen.

Mottak av brevpost

Dokumentsenteret har ansvar for å ta i mot den daglege posten som vert levert av Posten Norge AS.

Brevpost/dokument motteke av tilsett på kontoret eller i møte og som dannar grunnlag for sakshandsaming skal leverast til Dokumentsenteret eller arkivpersonale på eininga for skanning og journalføring så snart som råd.

Mottak av e‐post

Dokumentsenteret har ansvar for å ta hand om e‐post som kjem til HFK sitt hovudpostmottak hfk@hfk.no.
 Arkivpersonale på dei ytre einingane har ansvar for å ta hand om e-post som kjem til deira e-postmottak.
Avdelingane har ansvar for å ta hand om e-post som kjem til deira e-postmottak.
Sakshandsamar har ansvar for å ta hand om e-post motteke i eiga e-postmottak.

Ved journalføring av e-post med vedlegg skal ikkje sjølve e-posten slettast. E-posten inneheld viktige metadata. Det er høve til å bestemme kva for fil som skal vere hovuddokument ved journalføring av e-post i sak/arkiv systemet.

Mottak av post via Altinn

Dokumentsenteret hentar inn og journalfører sakspost motteke til Hordaland fylkeskommune for følgjande einingar: Hordaland fylkeskommune, Fylkesrådmannen, Økonomi- og organisasjonsavdelinga, Regionalavdelinga, Eigedomsavdelinga, Samferdselsavdelinga, Kultur- og idrettsavdelinga, Opplæringsavdelinga, Tannhelseavdelinga og Skyss.

Mottak av post via  SvarInn

Posten vert importert og journalført i forhandsdefinert sak i ePhorte. Journalpostane skal flyttast vidare til pågåande sak eller nyoppretta sak.

Innhenting av vedlegg frå internett

Høyringar, planar til offentleg ettersyn m.m. som vert kunngjort ved oversendingsbrev pr. brevpost, e-post ellev via Altinn med informasjon om kor saksdokumenta er tilgjengeleg. Saksdokumenta/vedlegga må hentast inn via nettet og knytast til journalposten.

Mottak av SMS

Meldingar til fylkeskommunen motteke via  SMS, som er arkivverdig/viktig informasjon i pågående saksbehandling, skal registrerast i ePhorte.

Mottak av post via netttenester

Nettenester som mottar post skal i størst mogleg grad vere integrert med sak-/arkivsystemet.

Skjema på internett med høve for innbyggjarar, lag og organisasjonar til å søke om midlar frå ulike støtteordningar må merkast med saknummer innanfor året. Søkjarane skal sende alt elektronisk eller alt pr. post samla i ei sending. Det må leggjast føringar på kva tilfang av informasjon som er naudsynt for å handsame søknaden. Sentralarkivet sin e-postadresse skal gis for oversending pr. e-post.

Avdelingane må generelt syte for at søknader som kjem inn via andre søknadsportalar vert journalført.

Meldingar til fylkeskommunen via sosiale media (t.d. Facebook) skal journalførast dersom innhaldet er arkivverdig/viktig informasjon i pågående saksbehandling.  

eDialog

Med tenesta eDialog kan både privatpersonar og verksemder sende dokument til Hordaland fylkeskommune via ein sikker og effektiv kanal. Tenesta krev sikker identifisering som tildømes bank ID.

Innbyggerne kan nytte eDialog til:

•post med konfidensielle opplysningar
•sende dokument til eksisterande sak
•sende andre dokument til sakshandsaming eller journalføring direkte til samlesak i ePhorte

Innbyggerne skal ikkje nytte eDialog når fylkeskommunen tilbyr eigne elektroniske skjema til føremålet (mange av våre tilskotsordningar har dette) eller for generelle førespurnader.