|
Sortering av posten før og etter opning er Dokumentsenteret sitt ansvar dersom ikkje anna er fastsett. Arkivverdig post skal journalførast og skiljast frå arkivuverdig post ved opning. Arkivverdig post er dokument som ein går ut frå har verdi som grunnlag for sakshandsaming eller dokumentasjon, eller som er naudsynte vedlegg til ei sak. Arkivverdig post klargjerast for skanning ved opning. Arkivuverdig post/post som ikkje dannar grunnlag for saksbehandling vert levert eller sendt einingane via postheisen straks etter postopning. Personleg adressert post skal berre opnast av arkivet om sakshandsamar har gjeve skrifteleg samtykke. Personleg adressert post er post der mottakar sitt namn står først i adressefeltet utan tittel. Personleg adressert post skal merkast med spørsmål om retur til arkivet for journalføring, før den vert vidaresendt adressat. Gradert post skal leverast uopna til dei som har ansvaret for beredskap og skal behandlas i samsvar med lov om forebyggende sikkerhetstjenester (sikkerhetsloven) med forskrifter. Verdipost og rekommandert post skal opnast av to tilsette i fellesskap i samsvar med Bestemmelser om økonomistyring i staten kap. 5.4.7 og 5.4.8, fastsett av Finansdepartementet 12.12.2003. Tilbod/anbod skal handsamast i samsvar med forskrift om offentlige anskaffelser. Tilbod skal ikkje opnast av tilsette ved Dokumentsenteret, men skal påførast dato og klokkeslett for mottaket. Vert eit tilbod levert personleg, skal det skrivast ut kvittering til tilbydar påført tilbydars namn, dato og klokkeslett for mottak av leveransen. Tilbodet skal også merkast med dato og klokkeslett for mottak. Tilboda vert oppbevart til fristen er ute og vert så henta eller levert til saksbehandlar. Politiattestar skal ikkje klargjerast for skanning. Ved journalføring skal det norterast som merknad at den er motteke og vidarelevert til avdelinga/seksjonen/saksbehandlar. Post adressert til HFK, Fakturamottak skal gå uopna til Fylkeskasseraren. Rekningar adressert til andre einingar i HFK skal sendast til Fylkeskasseraren. Publikasjonar som aviser, blad, tidsskrift, bøker, brosjyrar m.m. produsert av andre organ skal utan journalføring leverast til adressaten. Reklame, kursinnbydingar og invitasjonar skal vanlegvis leverast til rette vedkomande utan journalføring. Unnateke er dokument som går som meldingar til politiske utval og materiale frå andre offentlege organ. Post som vert levert feil/feiladressert skal returnerast til Posten eller omadresserast og vidaresendast utan at den vert opna. Vert det oppdaga at brev er feilsendt etter opning skal det vurderast om dokumentet skal journalførast i samlesak for feilsendte brev, før det vert vidaresendt til rette instans. Ved eventuell journalføring skal det under tilleggsopplysningar noterast namn og adresse på instansen dokumentet vert vidaresendt til. Utgåande post som kjem i retur, skal opnast og returnerast til eininga som har sendt dei ut. Mottatt pakkepost vert fortløpande registrert i skjema med opplysningar om pakken, når den er motteke, kven den er frå, sendingsnummer og kven den er til. Mottakar får melding per e-post om pakken og må kvittere den ut av skjema ved henting. |