|
Dokumentsenteret har ansvar for skanning av inngåande post om ikkje anna er fastsett.
Inngåande arkivverdig brevpost og vedlegg skal skannast til importsentral i sak/arkivsystemet. Det er oppretta eigen importsentral for kvar avdeling/skule.
- Posten skal ha påført datostempel med mottattdato.
- Det må leggast ark med barkode for hovuddokument før kvart hovuddokumentet og ark med barkode for vedlegg før kvart vedlegg.
- Posten skal sorterast etter eining før skanning tek til
- Vel rett importsentral og start skanninga
- Unntak frå skanning grunna format (innbundne hefter, bøker el.l.)
Det er bestemt, som ei overgangsordning fram til det vert oppretta eit sentralt postmottak i Hordaland fylkeskommune at skulane skal skanne inngåande sakspost i papirs form sjølv til filområde eller e-post, for så å lagre dei i ePhorte via import av fil eller e-post. Sakspost som inneheld personsensitive opplysningar må sendast med brevpost til Dokumentsenteret for å bli skanna i sikker sone. Så langt det er mogleg kan ein be særskilt om at dokument med sensitive opplysningar, som skal journalførast i ePhorte, vert sendt direkte til Hordaland fylkeskommune, skulen sitt namn, Postboks 7900, 5020 Bergen. Skanninga skal kvalitetssikrast slik at det er samsvar mellom elektroniske og papirbaserte dokument. Sidene må ligge i rett rekkefølgje og kvaliteten på dei elektroniske dokumenta må vere tilfredsstillande. |