|
I tråd med Arkivforskrifta paragraf § 9 skal ein i journalen registrere alle inngåande og utgåande dokument som etter offentleglova § 4 må reknast som saksdokument for organet, dersom dei er eller blir saksbehandla og har verdi som dokumentasjon. Organinterne dokument etter offentleglova § 14 skal organet registrere i journalen så langt organet finn det tenleg. Desse organinterne dokumenta skal likevel alltid journalførast:
- dokument som er omtalte i offentleglova § 14 andre ledd
- dokument som er omtalte i offentleglova § 16 første ledd bokstav a til d, § 16 andre ledd og § 16 tredje ledd første punktum
Registreringa i journalen skal gjere det mogleg å identifisere dokumentet. Opplysningar som er omfatta av teieplikt i lov eller i medhald av lov skal ikkje gå fram av den offentlege journalen. Ved registrering av dokument i journalen skal følgjande opplysningar vere med:
- journalføringsdato
- saks- og dokumentnummer (journalnummer i papirbaserte journalar)
- namnet på sendaren eller mottakaren
- opplysningar om saka, innhaldet eller emnet
- dateringa på dokumentet
- klasse etter organets ordning for klassifikasjon, jf. § 5
- ekspedisjons- eller avskrivingsdato og
- avskrivingsmåte
Journalføring av innkomande brevpost All post som er vurdert som dokumentasjonsverdi og dannar grunnlag for saksbehandling skal journalførast. Inngåande skanna post skal hentast fram i importsentralen i ePhorte web og journalførast via den. Dokument som høyrer til same sak skal journalførast i same saksmappe.
- Om du veit at det fins ei saksmappe frå før, søkjer du fram denne. Alternativt må du foreta eit søk i ePhorte for å avdekke om det finst ei saksmappe
- Tittel for ny saksmappe skal leggast inn i tråd med skriveregler i sakbehandlingshandbok
- Endre arkivdel ved behov
- Klassering/ordningsprinsipp skal leggast inn i tråd med arkivdel – hak av for uoff, når fødselsnummer er ordningsverdi
- Hovudregelen er at saksmappe skal vere utan tilgangskode
- Saker registrert i arkivdelane ELEVM og PERSM skal alltid registrerast med tilgangskode E for elevmappe og P for personalmappe
- Metadata om dokumentet skal registrerast i journalen i tråd med det som står under journalføring
Sakspost eller vedlegg til sakspost, som inneheld sensitive personopplysningar etter personopplysningslovens artikkel 9 og 10, skal journalførast og lagrast i ePhorte sikker sone. Aktuelle tilgangskodar ES i elevmappe, PS i personalmappe, US for saksmappe. Journalføring av innkomande e-post E-posten i hovudpostmottaket skal opnast av Dokumentsenteret og det skal vurderast om den er arkivverdig eller arkivuverdig.
- Arkivverdig e‐post skal lastas direkte inn i ePhorte
- Søk fram eksisterande sak eller opprett ny sak ved behov
- Ved journalføring av e‐post med vedlegg skal ikkje sjølve e‐posten slettast. E‐posten inneheld metadata. E‐posten skal gjerast om til vedlegg om det er naudsynt at eit av vedlegga står fram som hovuddokument (døm: e-post er føljeskriv og det offisielle brevet ligg ved som vedlegg)
- Arkivuverdig post vidaresendast til aktuell(e) mottakar(e)
Journalføring av post motteke via AltInn Sakspost skal mellomlagrast og journalførast og importerast til ePhorte eller vidaresendast til e-postmottaket og journalførast. Journalføring av post motteke via SvarInn Dokumenta vert automatisk overført via AltInn og journalført med tilgangskode XX, ansvarleg SVINN og status M i førehandsdefinert saksmappe i ePhorte. Frå her skal dei flyttast over i rett saksmappe (opprett ny saksmappe først om det er ei ny sak), tilgangskode XX fjernast og rett heimel påførast om dokumentet skal vere unnateke frå offentleggjering. Status endrast til J og avdelinga som skal ha dokumentet til fordeling i journalen førast på, før lagring. Nedlasting av vedlegg frå internett Når høyringar, planar til offentleg ettersyn m.m. vert kunngjort ved oversendingsbrev pr. post, Altinn eller e‐post med informasjon om kor saksdokumenta er tilgjengeleg, må saksdokumenta/vedlegga hentast inn via nettet, mellomlagrast og knytast til journalposten. |