Utgåande post

Elektronisk post og brev på papir frå Hordaland fylkeskommune skal sendast som offentleg dokument og innehalde logo, arkivkode og journalnummer og vere elektronisk godkjent. Utgåande post skal som hovudregel sendast med SvarUt. Dokument som inneheld sensitive personopplysningar skal registrerast i  ePhorte sikker sone med tilgangskode ES,US eller PS og sendast med SvarUt eller papirpost.  

All post skal journalførast i elektronisk arkiv, fagsystem eller manuell journal.

ePhorte

Ny sak

Sakshandsamar skal opprette sak dersom denne startar med eit utgåande dokument eller eit internt notat. Framgangsmåte for å lage ny sak i systemet skal følgjast.
 Sakshandsamar skal

• knytte saka til rett arkivdel og føre på klassering / arkivkode for saka. Dersom ein er i tvil om kode skal ein ta kontakt med Dokumentsenteret.
• utføre offentlegvurdering og påføre lovheimel og korrekt tilgangskode i sak.
• føre på referansar og eventuelt knytte saka til prosjekt. Dersom ein ønskjer å etablere eit nytt prosjekt til saka skal ein ta kontakt med Dokumentsenteret.

Når sakshandsamar opprettar sak får den saksstatus R.

Sakshandsamar skal melde til Dokumentsenteret når eigne saker skal avsluttast. Før avslutning må alle journalpostane vere avskrivne. Dersom sakshandsamar ønskjer å opne ei avslutta sak skal ein kontakte Dokumentsenteret.

Svare på journalpost / opprette utgåande brev

Sakshandsamar skal journalføre eigne utgåande brev, interne notat og utgreiingar. Framgangsmåte for dei ulike funksjonane i systemet skal følgjast.

Sakshandsamar skal også:

• føre på mottakarar og kopimottakarar
• føre på dokumenttype
• utføre offentlegvurdering og påføre lovheimel og korrekt tilgangskode. Dersom ein er usikker på offentlegvurdering skal ein ta kontakt med avdelingsleiar

Inntil dokumentet er klart for elektronisk godkjenning og ekspedering via Svar UT skal journalposten ha status R (reservert).

Når dokumentet er ferdig til ekspedering skal det markerast som ferdigstilt med status F.

Sakshandsamar skal avskrive alle journalpostar som vedkommande er ansvarleg for uavhengig av avskrivingsmåte.

Utgåande e-post

Utgåande e-post som er dokumentasjonsverdi eller er ledd i sakshandsaming skal journalførast i ePhorte.