|
Arkivpersonale/arkivansvarlege skal føre kontroll med at alle saksdokument er journalførte og knytte til rett sak i sak-/arkivsystemet. Arkivpersonale/arkivansvarlege har ansvaret for kvalitetssikring av arkivfunksjonar som er utført av saksbehandlarar og leiarar. Til arkivering og postlisteDokumentsenteret skal dagleg hente fram alle journalpostar med status S, E og F. Dette er inngåande epost og utgåande brev produsert av sakshandsamar. I dei tilfelle journalposten har medført at det er oppretta ny sak, skal arkivtenesta også kontrollere saksopplysningane. Arkivpersonale/arkivansvarlege skal sjå til
- at offentlegvurdering er gjennomført, og naudsynt skjerming av avsendar/mottakar, arkivkodar, saksnummer, tittel og saksinnhald er gjort.
- at arkivkode og sakstittel er dekkande når ny sak er oppretta
- at saka er knytt til rett arkivdel
- at journalposten er knytt til rett sak
- at rett ordningsprinsipp er sett på saka
Når dette er utført skal journalpoststatus endrast til J. Dette vil legge journalpostane ut på offentleg journal. Kontroll med reserverte sakerArkivpersonale/arkivansvarlege skal med jamne mellomrom utføre søk på saker med status R for å sikre at sakshandsamar utfører sin del av prosesstyringa. Arkivtenesta skal sjå til
- at sakstittel er dekkande når ny sak er oppretta
- at saka er knytt til rett arkivdel
- at rett ordningsprinsipp er sett på saka
- at det er satt på tilgangskode og haket av for skjerming av ordningsprinsipp for arkivdelene PERSM og ELEVM
Arkivpersonale/arkivansvarlege skal gje tilbakemelding til sakshandsamar dersom vedkommande har mange reserverte tomme saker. Kontroll med reserverte journalpostar Arkivpersonale/arkivansvarlege skal med jamne mellomrom utføre søk på journalpostar eldre enn tre månadar med status R for å sikre at sakshandsamar utfører sin del av prosesstyringa. Arkivpersonale/arkivansvarlege skal gje tilbakemelding til sakshandsamar dersom vedkommande har mange uaktuelle reserverte dokument
| Oppgåve – intern og sikker sone ePhorte
|
Ansvar
|
Hyppigheit
|
|
Ufordelt/ufordelt på saks- og dokumentnivå
Søk etter saker og journalposter som verken er fordelt til eining eller saksbeh.
|
Dokumentsenteret
|
Dagleg
|
| Arkivsøk – Til journalføring: Utgåande journalpostar med status F endrast til status J – her må det sjekkast at dokumentet faktisk er sendt ut via SvarUt. Det kan ta litt tid frå leiar har godkjent til saksbehandlar har høve til å sende ut. Sendar saksbehandlarar på eininga brev via brevpost sjølv må dei få beskjed om å legge inn merknad på journalposten om dette.
|
Arkivpersonale på den einskilde avdeling og skule
|
Dagleg, men med atterhald om at saks-behandlar har fått høve til å sende ut dokumentet
|
| Utgåande journalpostar med status E endrast til status J
|
- « -
|
Dagleg
|
| N og X notat med status F endrast til status J
|
- « -
|
Dagleg
|
| U/N/X dokument med status R (under arbeid). Spør saksbehandlar om dei er sendt/skal sendast/skal utgår om dei blir liggjande lenge
|
- « -
|
Jamleg
|
| Inngåande journalpostar med status S endrast til status J
|
- « -
|
Dagleg
|
| Inngåande journalpostar med status M endrast til status J
|
Dokumentsenteret og den einskilde skule
|
Dagleg
|
| Saksmapper med status R endrast til status B – Samstundes skal tittel sjekkast for skrivefeil og at den er i tråd med skrivereglane samt at arkivdel og ordningsverdi er rett
|
- « -
|
Dagleg
|
| For saker med tittel utgår skal status endrast til U (Utgått). Årsak til at sak utgår leggjast under tittel så langt som råd med tanke på revisjon.
|
- « -
|
Dagleg
|
| Saker med status F (ferdig) endrast til status A (avslutta). Føresetnad: Alle journalpostane må ha status J/A, filene ha gyldig arkivformat, ordningsprinsipp er påført saka og at det ikkje er restansar i saka
|
- « -
|
Dagleg
|
|
|
|
|
| Endeleg journalføring av politiske saker/referatsaker
|
Fylkessekretariatet
|
Ved behov
|
|