Elektronisk post

Mottak av e‐post

Avdelingane har ansvar for å ta hand om e-post som kjem til deira e-postmottak.
Saksbehandlar har ansvar for å ta hand om e-post motteke i eiga e-postmottak.

Ved journalføring av e-post med vedlegg skal ikkje sjølve e-posten slettast. E-posten inneheld viktige metadata. Det er høve til å bestemme kva for fil som skal vere hovuddokument ved journalføring av e-post i sak/arkiv systemet.

Mottak av SMS

Meldingar til fylkeskommunen motteke via  SMS, som er arkivverdig/viktig informasjon i pågående saksbehandling, skal registrerast i ePhorte.

Mottak av post via netttenester

Nettenester som mottar post skal i størst mogleg grad vere integrert med sak-/arkivsystemet.

Skjema på internett med høve for innbyggjarar, lag og organisasjonar til å søke om midlar frå ulike støtteordningar må merkast med saknummer innanfor året. Søkjarane skal sende alt elektronisk eller alt pr. post samla i ei sending. Det må leggjast føringar på kva tilfang av informasjon som er naudsynt for å handsame søknaden. Sentralarkivet sin e-postadresse skal gis for oversending pr. e-post.

Avdelingane må generelt syte for at søknader som kjem inn via andre søknadsportalar vert journalført.

Meldingar til fylkeskommunen via sosiale media (t.d. Facebook) skal journalførast dersom innhaldet er arkivverdig/viktig informasjon i pågående saksbehandling.