|
I tråd med Arkivforskrifta paragraf § 9 skal ein i journalen registrere alle inngåande og utgåande dokument som etter offentleglova § 4 må reknast som saksdokument for organet, dersom dei er eller blir saksbehandla og har verdi som dokumentasjon. Organinterne dokument etter offentleglova § 14 skal organet registrere i journalen så langt organet finn det tenleg. Desse organinterne dokumenta skal likevel alltid journalførast:
- dokument som er omtalte i offentleglova § 14 andre ledd
- dokument som er omtalte i offentleglova § 16 første ledd bokstav a til d, § 16 andre ledd og § 16 tredje ledd første punktum
Registreringa i journalen skal gjere det mogleg å identifisere dokumentet. Opplysningar som er omfatta av teieplikt i lov eller i medhald av lov skal ikkje gå fram av den offentlege journalen. Ved registrering av dokument i journalen skal følgjande opplysningar vere med:
- journalføringsdato
- saks- og dokumentnummer (journalnummer i papirbaserte journalar)
- namnet på sendaren eller mottakaren
- opplysningar om saka, innhaldet eller emnet
- dateringa på dokumentet
- klasse etter organets ordning for klassifikasjon, jf. § 5
- ekspedisjons- eller avskrivingsdato og
- avskrivingsmåte
Journalføring av innkomande e-post E-posten i hovudpostmottaket skal opnast av Dokumentsenteret og det skal vurderast om den er arkivverdig eller arkivuverdig.
- Arkivverdig e‐post skal lastas direkte inn i ePhorte
- Søk fram eksisterande sak eller opprett ny sak ved behov
- Ved journalføring av e‐post med vedlegg skal ikkje sjølve e‐posten slettast. E‐posten inneheld metadata. E‐posten skal gjerast om til vedlegg om det er naudsynt at eit av vedlegga står fram som hovuddokument (døm: e-post er føljeskriv og det offisielle brevet ligg ved som vedlegg)
- Arkivuverdig post vidaresendast til aktuell(e) mottakar(e)
|