Postmottak

Post til ytre einingar kjem via ulike kanalar som levering frå Posten Norge AS, via sentralt e‐postmottak, via portalar/fagsystem, levert av bud, levert personleg eller motteke i møte. All post som skal behandslast i tråd med reglane.

Fram til det vert oppretta eit sentralt postmottak i Hordaland fylkeskommune, har skulane og tannhelse ansvar for postmottak for sine einingar. Dokumentsenteret har ansvar  for postmottak for sentraladministrasjonen, OT/PPT og Amalie Skram vgs.

Automatisert mottak av post via skjemaløysingar

Hordaland fylkeskommune har teke i bruk skjemaløysing for fleire tilskotsordningar, søknader om drosjeløyve og andre typar av saker som egnar seg for bruk av skjema ved kontakt mot oss.

Det er ynskjeleg at denne utviklinga fortsett og at det vert jobba aktivt med å automatisere journalføring av post til fylkeskommunen.

Mottak av brevpost

Kontortenesta har ansvar for å ta i mot den daglege posten som kjem til einiga. 

Mottak av e‐post

Kontortenesta har ansvar for å ta hand om e‐post som kjem til eininga sitt hovudpostmottak.
Sakshandsamar har ansvar for å ta hand om e-post motteke i eiga e-postmottak.

Ved journalføring av e-post med vedlegg skal ikkje sjølve e-posten slettast. E-posten inneheld viktige metadata. Det er høve til å bestemme kva for fil som skal vere hovuddokument ved journalføring av e-post i sak/arkiv systemet.

Mottak av post via Altinn

Skuler hentar inn og journalførar sakspost motteke til skulen.

Mottak av post via  SvarInn

Posten vert importert og journalført i forhandsdefinert sak i ePhorte. Journalpostane skal flyttast vidare til pågåande sak eller nyoppretta sak.

Mottak av SMS

Meldingar til einingar motteke via  SMS, motteke via  SMS, som er arkivverdig/viktig informasjon i pågående saksbehandling, skal registrerast i ePhorte.

Mottak av post via netttenester

Nettenester som mottar post skal i størst mogleg grad vere integrert med sak-/arkivsystemet.

Avdelingane må generelt syte for at søknader som kjem inn via andre søknadsportalar vert journalført.

Meldingar til fylkeskommunen via sosiale media (t.d. Facebook) skal journalførast dersom innhaldet er arkivverdig/viktig informasjon i pågående saksbehandling.