|
Utlån av arkivmateriale hender i mindre grad, når vi har heilelektronisk arkiv. Det vil likevel vere aktuelt med utlån frå vedleggsarkiv og bortsettingsarkiv. Utlån av saksdokument skal alltid skje gjennom Dokumentsenteret eller depot etter følgjande prosedyre:
- Utlån av saksmapper skal kun skje internt i fylkeskommunen
- Utlån skal registrerast i postjournalen/journalsystemet eller på utlånskort som blir plassert på den utlånte mappa sin plass i arkivet.
- Arkivtenesta skal sikre at lånar har tilgang til saksdokumenta i tilfelle desse er graderte
- Når utlånt materiale blir returnert, skal arkivtenesta avskrive utlånet.
- Utlånt materiale skal normalt leverast tilbake innan 4 veker. Når saksbehandlinga krev at utlånstida blir forlenga må arkivet få melding om dette.
- Utlånt materiale er lånaren sitt ansvar til utlånet er avskrive. Lånaren skal sjå til at ingen dokument blir fjerna eller lagt til i ei mappe, og at orden i mappa ikkje blir øydelagd.
|
|