|
Inngåande arkivverdig brevpost og vedlegg skal skannast, registrerast og knyttast til respektiv journalpost i sak/arkivsystemet.
- Posten skal ha påført datostempel med mottattdato.
- Unntak frå skanning grunna format (innbundne hefter, bøker el.l.)
Sakspost som inneheld personsensitive opplysningar må sendast med brevpost til Dokumentsenteret for å bli skanna i sikker sone. Så langt det er mogleg kan ein be særskilt om at dokument med sensitive opplysningar, som skal journalførast i ePhorte, vert sendt direkte til Hordaland fylkeskommune, skulen sitt namn, Postboks 7900, 5020 Bergen. Skanninga skal kvalitetssikrast slik at det er samsvar mellom elektroniske og papirbaserte dokument og kvaliteten på dei elektroniske dokumenta må vere tilfredsstillande. |
|