Fysisk arkiv

Hordaland fylkeskommune har gått over til heilelektronisk arkiv. I praksis betyr det at skanna dokument er elektroniske originalar. Det vil likevel vere nokre dokument vi fortsatt skal oppbevare på papir i tillegg til elektronisk og dei må skiljast ut etter skanning og registrering i journalen, eller når dei kjem i retur til arkivet. Desse skal registrerast med ei merknad på journalpostnivå om kor papirutgåva, vert oppbevart eller er videresendt til.

Originaldokumenter på papir som skal oppbevarast er avtaler/rammeavtaler/kontrakter signert for hand, heimelsdokumenter, garantiar, HR-protokollar.

Avtalearkiv

Originale  kontrakter/rammeavtaler med innkjøpsnummer og signert for hand skal arkiverast i avtalearkivet.

Ordning: I saksmappe påført saksnummer, kva avtala gjeld, kven avtalen er inngått med og HFK innkjøpsnummer. Sortert fortlaupande etter stigande innkjøpsnummer innanfor året.

Vedleggsarkiv

Andre avtalar signert for hand, underteikna protokollar som gjeld grupper av tilsett (fleire enn ein), dokument som ikkje kan skannast i sin heilhet og fysiske gjenstandar skal arkiverast i vedleggsarkiv.

Ordning: i saksmapper fortløpande ordna etter saksnummer og påført sakstittel og K-kode (emne).

Personalarkiv

Originale arbeidsavtalar, HR-protokollar og andre avtalar som gjeld ein tilsett og er underteikna for hand skal lagrast fysisk i personalarkiv. Likeleis originale protokollar i underskriven stand som gjeld ein einskil tilsett.

Ordning: Ei saksmappe pr. tilsett sortert alfabetisk etter etternamn, førenamn og eventuelle mellomnamn og påført fødselsnummer

Skanna dokument – generelt

Dokumenta skal oppbevarast i eit halvt år. I den tida vil det vere rom for å skanne dei på nytt ved behov. Papira skal oppbevarast etter journalføringsdato og makulerast på trygg måte/ destruerast etter eit halvt år.