Avlevering av papirbasert arkivmateriale

Alle fylkeskommunale verksemder i Hordaland pliktar å avlevere bevaringsverdige arkiv til Hordaland fylkesarkiv.

Fylkesarkivet kontrollerer og rettleiar i arbeidet med å klargjere arkivmateriale frå ulike avdelingar/einingar for avlevering. Einingane er ansvarleg for gjennomføringa av avleveringa og dekker kostnadene med ordning, materiell og transport. Fylkesarkivet vil komme til avdelinga/eininga før sjølve avleveringa finn stad, for å sjå  om retningsliner er følgde. Ved godkjenning vert tidspunkt for avlevering avtalt.

Avlevering skal skje ved følgjande tilfelle:

• Når det er gått ca. 25 år etter at sakene er avslutta. Ein kan inngå avtale om avlevering av yngre materiale
• Når verksemda leggast ned eller  vert omorganisert på ein slik måte at ingen ny verksemd samla tek over dei sentrale arbeidsoppgåvene den hadde
• Når verksemda endrar forvaltningsstatus frå fylkeskommunal til kommunal eller statlig, eller vert privatisert
• Personregistre skal avleverast når føremålet med opprettinga av registrerer og handsaminga av personopplysningane er oppfylt

Retningslinene for avlevering av arkivmateriale til depot hos Hordaland fylkeskommune bygger på:

Ansvarstilhøve

Ved avlevering til Hordaland fylkesarkiv blir ansvaret for forvaltninga av det avleverte arkivmaterialet overført til Hordaland fylkesarkiv.

Hordaland fylkesarkiv har då det overordna ansvaret for at arkivet blir bevart i samsvar med arkivlova § 6.

Avleveringstidspunkt

Tidspunkt for avlevering av arkivmateriale skal i god tid på førehand avtalast med Hordaland fylkesarkiv - depot. Så snart ein veit om ei evt. nedlegging/større omorganisering er ein pliktig til å ta kontakt med fylkesarkivet – depot. Om saksområdet blir vidareført og overteke av ein annan verksemd skal arkivet overførast til denne verksemda. Dette kan gjelde fylkesadministrasjonen, ytre einingar/avdelingar (t.d. skule/opplæring, tannhelse, OT/PPT), prosjekt m.m.

Ved anskaffing av nye elektroniske arkiv skal konvertering til nytt system meldast til Fylkesarkivet. Det blir då gjort ei vurdering av om data skal overførast/avleverast til elektronisk depot.

Dei selskapa fylkeskommunen har eigarskap i og som er underlagt offentleglova og arkivlova med omsyn til krav om arkiv og journalføring, er også pliktig til å avlevere arkivmateriale til depot etter dei gjeldande standardar. Sjå vedtak i Fylkestinget 13.12.2016.

Klargjering

Materialet som skal avleverast på papir skal behandlast på følgjande måte:

• Saksdokument skal leggjast i omslag eller mapper i samsvar med strukturen i arkivet. Omslag og mapper skal vere påført informasjon om innhaldet: arkivkode, saksnummer, sakstittel e.l.
• Omslag/mapper skal vere av syrefritt papir. Eit omslag kan vere eit A3-ark som er bretta på midten og lagt rundt dokumenta.
• Personmapper leggjast i arkivboksar alfabetisk eller etter fødselsdato, det vil seie i same orden som den arkivet var ordna etter før avleveringa.
• Arkivmaterialet skal vere kassasjonsbehandla i samråd med Fylkesarkivet og gjeldane retningsliner.
• Materialet skal reingjerast for smuss og støv, plast, plastomslag, merkelappar med lim (t.d. ”post-it”), tape og binders skal fjernast.
• Dersom materiale er skada, skal ein ta kontakt med Fylkesarkivet.

Pakking og merking

Arkivmateriale skal behandlast på følgjande måte:

• Materialet skal leggjast i arkivboksar som er godkjent av Fylkesarkivet.
• Materiale som ikkje kan leggjast i arkivboksar, skal pakkast på forsvarleg måte i samråd med Fylkesarkivet.
• Alt arkivmateriale skal vere reingjort før overføring.

Avleveringslister

Fylkesarkivet har utarbeida standardiserte avleveringsskjema. Arkiv som skal avleverast skal vere registrert på desse listene på denne måten:

• Kvar arkivserie skal førast på ei eiga liste, med opplysningar om arkivskapar, arkivserie og ytterår. Listene skal vidare gi oversyn over arkivstykka i serien, med informasjon om nummerering og innhald.
• Dersom delar av materialet er unntatt frå offentleg innsyn, skal dette gå fram av arkivlistene.
• Personregistermappene skal registrerast alfabetisk med namn og fødselsdato på avleveringslista. Denne skal gi oversyn over kva mapper som ligg i kvar einskild arkivboks. Kontroller nøye at avleveringslistene samsvarer med innhaldet i arkivboksane.
• Avleveringslistene er grunnlaget for den bestandsoversikten som Fylkesarkivet til ein kvar tid skal ha over materialet som oppbevarast hos Fylkesarkivet.

Avlevering av privatarkiv

Det er mogleg å avlevere privatarkiv til Hordaland fylkesarkiv – depot, og/eller få råd og rettleiing om kva arkivinstitusjon du skal kontakte om arkivmateralet fell inn under ein annan arkivinstitusjon sin innsamlingspolitikk. 

Fylkesarkivet stiller normalt følgjande føresetnader ved mottak av privatarkiv:

• Arkivmaterialet bør vere grovordna og gjennomgått før mottak kan finna stad. Hordaland fylkesarkiv kan bistå i dette arbeidet i form av synfaring og rettleiing.
• Ordning av store arkiv kan medføre økonomiske kostnader som vil vere vanskeleg for fylkesarkivet å bere åleine. Ordning av deponert material vert ikkje prioritert utan økonomisk kompensasjon.
• Hordaland fylkesarkiv forbeholder seg retten til å kassere eller tilbakeføre materiale som ikkje blir vurdert som bevaringsverdig.
• Ferdig ordna arkiv vil vere tilgjengelege på lesesalen og arkivkatalogar vert publisert på den nasjonale arkivsøketjenesta www.arkivportalen.no
• Hordaland fylkesarkiv pliktar å oppbevare arkivmaterialet i samsvar med reglar i Arkivlova med forskrifter.
• Hordaland fylkesarkiv vil vurdere tilgang til arkiva etter gjeldande lovverk om handsaming av personopplysingar (personopplysingslova), samt forvalte arkiva i samsvar med Forvaltingslova og Åndsverkslova.