Gjennomgåande og periodiske arkivrutinar

Gjennomgåande og periodiske arkivrutinar

Arkivering av saksdokument i saksarkiv og andre arkivdelar

Papirbaserte saksdokument – samla til saker – kan arkivleggjast i saksarkiv eller i spesialarkiv. Kommunen har innført denne ordninga for saksarkiveringa:

Saksmapper

Dokumenta i ei sak skal arkiverast samla og leggjast anten i saksarkiv eller i spesialarkiv. Ei sak kan vere arkivert i vanlege saksmapper, objektmapper eller prosjekt:

a)      Vanlege saksmapper

Ei vanleg saksmappe inneheld dokumenta som høyrer til ei sak. Slike mapper finst hovudsakleg i saksarkivet og skal vere ordna etter arkivkode og merka med arkivsaksnummer og sakstittel. I sak-/arkivsystemet blir desse sakene identifisert med arkivsaksnummer. Fleire mindre saker kan fysisk leggjast i eit saksomslag, til dømes på årsbasis.

b)      Objektmapper

Ei objektmappe kan samle fleire saker om det same objektet (eigedomar, personar) og dokumenterer forhold som strekkjer seg over tid (eigedomsforhold, tilsetjingsforhold, klientforhold). Slike mapper finst særleg i spesialarkiv, men kan og finnast i saksarkivet. I sak-/arkivsystemet blir slike mapper identifisert med hjelp av objektkode kopla til arkivdel.

c)      Prosjekt

Eit prosjekt er eit overordna nivå som samlar fleire vanlege saker. Dokumentasjon er knytt til gjennomføringa av eit arbeid og kan vere ordna som fleire vanlege saksmapper - slik at prosjektet berre finst som ein logisk struktur i sak-/arkivsystemet, eller samla til eit fysisk prosjektarkiv.

Arkivering i saksarkiv

Saksarkivet er ein eigen arkivdel, som skal dokumentere saksbehandling og oppfølging av administrative og politiske vedtak i kommunen. Kommuneadministrasjonen har eit felles sentralt saksarkiv. Ytre einingar som ikkje er knytt til sak-/arkivsystemet skal ha eigne saksarkiv.

Saksarkivet skal vere ordna etter arkivnøkkel for kommunen.

Alle saker skal arkiverast i saksarkivet, med dei unntaka som går fram av arkivregisteret og avsnittet nedanfor.

Arkivering i spesialarkiv

Spesialarkiva er eigne arkivdelar, som dokumenterer saksbehandling og oppfølging av avgrensa saksområde. me kan skilje mellom tre typar spesialarkiv:

• Arkivdelar som inneheld papirbasert dokumentasjon knytt til bestemte objekt (personar, eigedomar) og som samlar saksbehandling og vedtak i fleire saker om objektet.
• Arkivdelar som på grunn av spesielle fysiske lagringsformat har vore oppbevart utanfor saksarkivet (kart, teikningar, fotografiar).
• Databasar og elektroniske fagsystem har i aukande grad erstatta dei tradisjonelle spesialarkiva. Desse framstår som eigne elektroniske arkivsystem ved sida av det generelle sak-/arkivsystemet, dels av datatekniske og dels av sikringsmessige grunnar.   

Oppretting av nye spesialarkiv skal godkjennast av arkivansvarleg.

Følgjande saksområde skal arkiverast i spesialarkiv:

a)      Personalsaker

Personalsaker med varig verknad for tilsetjings-, lønns- og pensjonsforhold skal arkiverast i sentralt personalarkiv. Saker som dokumenterer forhold som berre har kortvarig verknad (t.d. velferdspermisjonar, kursdeltaking o.l.) kan arkiverast i saksarkiv (eller i lokalt personalarkiv der dette finst). Elektronisk saksbehandling av personalsaker skal skje i sak-/arkivsystemet.

b)      Klient-, pasient- og elevarkiv

Sensitive personsaker som blir behandla med heimel i personopplysningslova eller særlover for helse, - sosial- eller undervisningssektor skal arkiverast i spesialarkiv. Elektronisk saksbehandling av slike saker skal foregå i skjerma fagsystem, med unntak av tildeling av ressursar til spesialpedagogiske tiltak etter opplæringsloven som kan behandlast i sak-/arkivsystemet. 

Papirbaserte arkiv og elektroniske fagsystem skal reknast som separate arkivdelar. Når dokumentasjon i slike personsaker finst lagra både elektronisk og på papir, skal alle hovuddokumenta i saka vere lagre på eitt og same arkivmedium.  

c)      Eigedomssaker

Papirbasert dokumentasjon av saksbehandling knytt til einskilde eigedomar skal arkiverast i spesialarkiv etter gards- og bruksnummer. Dette gjeld

-          kommunal eigedomsforvaltning

-          frådeling og oppmåling

-          byggjemelding og bygningskontroll

-          saker om brannforebygging og brannsyn

Saksmappene som gjeld kommunale bygg og eigedomar skal i saksarkivet. Dokumentasjonen av dei andre saksområda som er nemnde ovanfor, kan samlast i ein felles arkivdel dersom fagområda blir skilde frå kvarandre med hjelp av underinndeling i mappene. Elektronisk saksbehandling av eigedomssaker skal foregå i sak-/arkivsystemet og evt. i spesielle fagsystem. Alle saksdokument skal arkiverast på papir.

d)      Landbrukssaker

Elektronisk saksbehandling av eigedomssaker skal foregå i sak-/arkivsystemet og evt. i spesielle fagsystem. Alle saksdokument skal arkiverast på papir.

e)      Prosjekt

Større saker om utbygging, t.d. av byggjefelt og tekniske anlegg, kan samlast i eigne prosjektarkiv, ordna etter prosjektnummer. Saksbehandlinga skal skje i sak-/arkivsystemet og evt. i spesielle fagsystem. Alle saksdokument skal arkiverast på papir.

f)        Spesialarkiv for reguleringsplanar

Reguleringsplanar samlast i ein egen arkivdel. Elektronisk saksbehandling skal foregå i sak-/arkivsystemet og evt. i spesielle fagsystem. Dei ordinære saksdokumenta i slike saker skal arkiverast på papir i saksarkivet. Ved bruk av elektronisk kart- og teikningsverktøy skal det skrivast ut papirkopiar etter nærare retningsliner.

g)      Kart og teikningar

Kart, teikningar o.l. som på grunn av spesielle format ikkje kan arkiverast i saksarkivet, skal vere eigne arkivdelar. Elektronisk saksbehandling skal foregå i sak-/arkivsystemet og evt. i spesielle fagsystem. Dei ordinære saksdokumenta i slike saker skal arkiverast på papir i saksarkivet. Ved bruk av elektronisk kart- og teikningsverktøy skal det skrivast ut papirkopiar etter nærare retningsliner.

h)      Spesiell rettsleg dokumentasjon

Heimelsdokument for kommunale eigedomar, avtaler som forpliktar kommunen over tid, dokumentasjon av lån og kommunale garantiar o.l. kan takast ut av saksmappene dei høyrer til i, og oppbevarast i safe e.l. Kopi av originaldokumenta skal alltid leggjast i saksmappa.   

Fullstendig oversikt over spesialarkiva finst i arkivregisteret.

Informasjon som ikkje skal i arkivet

Rutinemessige saker som gjeld betaling av skatt og kommunale avgifter skal dokumenterast i kommunen sitt rekneskap. Saker om nedsetjing og ettergjeving av skatt og avgifter og tvangssaker i samband med inndriving av desse skal arkiverast i saksarkiv.

Føring av møtebøker og vedtaksbøker

Møtebøker skal innehalde dokumentasjon av saksutgreiing, innstilling, referat frå forhandlingane og vedtak i kvar enkelt sak.

Vedtaksbøker skal samle administrative vedtak som er gjort etter delegasjon.                                     

For føring av møtebøker og vedtaksbøker gjeld følgjande reglar:

• Redigeringa av innhaldet i og den grafiske utforminga av møte- og vedtaksbøkene skal følgje fastsett mal i sak-/arkivsystemet.
• All saksbehandling i møtet skal førast i møteboka. Innstillingstekstar skal ikkje endrast etter møtet. Utsette saker skal ha med all tekst frå tidlegare behandling. Vedtakstekst må ikkje vise til anna vedtak utan at dette er referert.

Det skal skrivast ut møteprotokoll etter kvart møte. Møteprotokollen skal dokumentere innkalling, konstituering og referat frå saksbehandlinga. Møteprotokollen skal produserast på godkjent permanent papir og evt. påførast originale underskrifter.

Periodedeling og deponering av edb-basert sak-/arkivsystem

Periodedeling av sak-/arkivsystem vil seie at alle avslutta saker i systemet (og evt. i tilhøyrande elektronisk dokumentarkiv) blir skilt ut og overført til ein ”historisk base” (jfr. spesifikasjonane i NOARK-4). Etter periodedelinga skal det ikkje vere muleg å registrere eller endre journalopplysningar i den avslutta databasen, men basen skal vere tilgjengelig for søk og oppslag. Overføringa til historisk base skal sak/arkivsystemet kunne gjøre automatisk.

I tillegg skal den avslutta delen kopierast ut på ”flate filer” i det eksportformatet som er forklart i NOARK-4. Desse ”flate filene” er for langtidsbevaring og skal kopierast til CD-R eller anna godkjent lagringseining. Den eine kopien skal deponerast i arkivdepot.

Periodedelinga bør gjennomførast etter ein overlappingsperiode, eit til to år etter at arkivperioden er avslutta. Delinga skal skje etter desse kriteria:

• Saker som ikkje har fått tilført nye dokument i løpet av overlappingsperioden, blir rekna som avslutta og blir overført til den avslutta perioden.
• Saker som har fått tilført nye dokument i overlappingsperioden blir rekna som aktive, uavhengig av når saka oppstod, og blir overført til den nye journalperioden.
• Presedenssaker og saker som arkivskaparen ønskjer å ha tilgjengelege i postjournalen blir overført til den nye perioden, sjølv dei ikkje har vore aktive i overlappingsperioden.

Periodedeling av papirbasert arkiv

Papirbaserte arkiv skal behandlast på denne måten:

• Møtebøker og vedtaksbøker: Årgangane frå den avslutta perioden skal bindast inn.
• Kopibøker: Årgangane frå den avslutta perioden skal bindast inn (alternativt festast saman og leggjast i arkivboksar).
• Saksarkiv: Dei avslutta sakene frå siste arkivperiode skal skiljast ut, pakkast i arkivboksar og overførast til bortsetjingsarkiv i samsvar med instruks for periodedeling av saksarkiv. Utskiljinga av avslutta saker skal gjerast på følgjande måte:

-        Der ein brukar edb-journal, skal ein skilje ut saker etter den saksutskrifta som vert produsert i samband med periodedelinga av sak-/arkivsystemet.

-        Der ein brukar manuell journal, skal ein seinast eit år etter avslutta valperiode skilje ut dei sakene som ikkje har vore til behandling det siste året. Det bør deretter lagast liste over desse sakene.

Dei saksmappene som er skilde ut frå saksarkivet, skal leggjast i arkivboksar. Arkivboksane skal merkast med etikettar som viser arkivskapar, ytterår og innhald.

Ein bør samstundes skilje saker som seinare skal kasserast frå saker som skal bevarast. Kassable saker bør samlast i eigne boksar, der etikettane i tillegg til arkivskapar, år og innhald også er merka med kassasjonsår.

• Spesialarkiv: Mapper som har blitt uaktuelle i løpet av arkivperioden skal skiljast ut frå det aktive arkivet.

Rutinar for kassasjonsbehandling av arkiv

Med kassasjon forstår me at arkivlagde dokument vert fjerna frå arkivet for å bli øydelagt.

Bevarings- og kassasjonsreglar inneheld ikkje noko krav om kassasjon, men er ei generell rettleiing som seier kva slags sakstypar som kan kasserast. Arkivtenesta må gjere ei kassasjonsvurdering av desse sakene for å sjå om dei inneheld bevaringsverdig dokumentasjon.

All kassasjon skal gå føre seg som makulering eller brenning, dvs. fysisk øydelegging av arkivmaterialet.

Kassasjon i saksarkiv skal førebuast i samband med bortsetjinga av ein arkivperiode. Ved overføring til bortsetjingsarkiv skal arkivtenesta skilje ut saker som kan kasserast og pakke desse i eigne arkivboksar merka med "KASS" og kassasjonsårstal. Kassasjon i saksarkiv skal gjennomførast på saksnivå, slik at saksmappene anten blir bevart eller kassert i sin heilskap.

Kassasjon i spesialarkiv kan gjennomførast kontinuerleg.

Når ei sak blir avslutta skal arkivtenesta registrere eventuelt kassasjonstidspunkt i sak-/arkivsystemet.

Kassasjonen skal vere dokumentert, slik at me unngår at det blir skapt tvil om materiale har blitt borte av andre årsaker. Arkivtenesta skal difor utarbeide kassasjonsrapport. Denne skal innehalde heimel for kassasjon, kva som er kassert (summarisk liste eller utskrift av kassasjonsliste frå sak-/arkivsystem) og tidspunkt for kassasjon.

Overføring til bortsetjingsarkiv

Etter periodedeling er gjennomført, skal det arkivmaterialet som er skilt ut overførast til bortsetjingsarkiv.

Ved overføring til bortsetjingsarkiv skal dei enkelte arkivstykka (esker, pakkar, protokollar, etc.) merkjast tydeleg med namnet på den eininga som har skapt arkivet, innhald (til vanleg kode og tekst i arkivnøkkelen) og kva tidsrom arkivmaterialet omfattar.

Arkivavgrensing (som ikkje er gjennomført tidlegare) og kassasjon skal gjennomførast i samsvar med gjeldande føresegner og retningslinjer. Dersom bortsetjingsarkivet inneheld materiale som seinare skal kasserast, skal dette materialet plasserast for seg og ikkje blandast saman med det som skal bevarast.

Det skal lagast ei summarisk liste over det materialet som blir kassert, og ei fullstendig arkivliste over det som skal bevarast. Ved bruk av elektronisk journal kan avleveringslista produserast automatisk frå journalsystemet, men nummerering av arkivstykka må påførast særskilt.

Avlevering av papirbasert arkiv til arkivdepot

Ansvarstilhøve

Ved avlevering blir ansvaret for forvaltninga av materialet overført til kommunen sitt arkivdepot.

Kommunen har eigedomsretten til arkivet og det overordna ansvaret for at arkivet blir bevart i samsvar med arkivlova § 6. 

Den eininga som oppbevarer eit arkiv eller har ansvaret for det, skal klargjere arkivet for avlevering. Klargjering inneber at materialet blir kassasjonsbehandla, ordna, listeført og merka. 

Arkivdepotet kan ta på seg arbeidet med å klargjere materialet. Dette kan berre skje etter skriftleg avtale med den eininga som har hatt ansvaret for arkivet og som eit tidsavgrensa arbeid. Avlevering finn likevel først stad etter at materialet er klargjort.

Dersom Interkommunalt arkiv i Hordaland er arkivdepot for kommunen skal materialet overførast i samsvar med særskilt avtale mellom arkivet og kommunen.

Avleveringstidspunkt

Vanleg administrativt arkiv skal avleverast til depot etter 25 år.

Følgjande arkiv skal avleverast etter 10 år: Klientarkiv frå sosialtenesta og pleie- og omsorgstenesta, elevmapper frå skule og barnehage, klientmapper frå PPT-kontor, og pasientarkiv og –register frå den kommunale helsetenesta. Klientarkiv frå barnevernstenesta skal avleverast etter fem år. Desse arkiva er personregister med sensitivt innhald og skal overførast til IKAH.

Tilrettelegging av papirarkiv

Materialet som skal avleverast skal behandlast på følgjande måte:

a)      Møtebøker og vedtaksbøker som er produsert som lausblad, skal bindast inn. Møtebøker der referata er limt inn i protokollar er ikkje
         arkivhaldbare, og ein skal ta sikringskopi av desse før overføring. Kopien skal avleverast saman med originalen.

         Kopibøker og utskrifter av journalar skal bindast saman og leggjast i arkivboksar.

b)      Saksdokument skal leggjast i omslag eller mapper i samsvar med strukturen i arkivet. Omslag og mapper skal vere påført informasjon om 
         innhaldet: arkivkode, saksnummer, sakstittel e.l. Omslag og mapper skal vere av syrefritt papir.

c)      Materialet skal reingjerast for smuss og støv, og plast, plastomslag, merkelappar med lim (til dømes post-it), tape og binders skal fjernast.

d)     Dersom materiale er skada, skal ein ta kontakt med arkivdepotet for å få råd om korleis det kan reparerast. Materialet skal vere reparert før avlevering.

Pakking og merking

Arkivmateriale som ikkje skal bindast inn, skal behandlast på følgjande måte:

a)      Materialet skal leggjast i arkivboksar som er godkjent av arkivdepotet.

b)      Materiale som ikkje kan leggjast i arkivboksar, skal pakkast på forsvarleg måte i samråd med arkivdepotet.

c)      Alt arkivmateriale skal vere reingjort før overføring.

d)     Materialet skal merkast med etikettar av arkivhaldbart papir. Etikettane skal limast på med lim som er godkjent av Riksarkivaren.

e)      Etikettane skal innehalde informasjon om kommune, arkivskapar, arkivserie, innhald, ytterår og arkivstykkenummer.

Arkivlister

Arkivdepotet har utarbeida standardiserte avleveringsskjema. Arkiv som skal avleverast skal vere registrert på desse listene på denne måten:

a)      Arkivlistene skal vere ført systematisk i samsvar med norsk allment arkivskjema.

b)      Kvar arkivserie skal førast på ei eiga liste, med opplysningar om arkivskapar, arkivserie og ytterår. Listene skal vidare gi oversyn over arkivstykka i serien, med informasjon om nummerering og innhald.

c)      Dersom delar av materialet er unntatt frå offentleg innsyn, skal dette gå fram av arkivlistene.

Deponering og avlevering av elektronisk arkiv til arkivdepot

2.7.1    Ansvarsforhold og overføringsprosedyre

Den eininga som har hatt ansvaret for arkivet, er ansvarleg for at materiale som skal deponerast/avleverast blir behandla i samsvar med reglane nedanfor. Etter at overføring formelt er gjennomført overar arkivdepotet ansvaret for materialet.

Elektronisk arkiv skal avleverast i samsvar med følgjande prosedyre:

• Etter periodisering/sanering eller ved overgang til nye system, skal kopi av definerte uttrekk frå avslutta sak-/arkivsystem og fagsystem overførast til arkivdepotet som depositum. Etter 25 år skifter det deponerte materialet automatisk status til avlevert materiale.
• Den administrative eininga som har hatt ansvaret for arkivet, skal framleis vedlikehalde sin kopi av materialet og ekspedere førespurnadar om innsyn i materialet. Den som har deponert elektronisk materiale kan ikkje slette dette frå slitt IKT-system før overføringa er godkjent.
• Arkivdepotet skal på si side også vedlikehalde det deponerte arkivet.

Dersom Interkommunalt arkiv i Hordaland er arkivdepot for kommunen skal materialet overførast i samsvar med særskilt avtale mellom arkivet og kommunen.

Arkivmedium og lagringsformat

Deponering/overføring av elektroniske arkiv skal følgje desse retningslinene:

a)      Som lagringsmedium (arkivmedium) for elektronisk arkiv skal ein nytte CD-R.

b)      CD-R skal brennast etter ISO 9660-standarden og i ein operasjon ("single session). Fil og katalogstrukturen skal følgje ISO 9660: 1988, Level 1.

c)      Det skal alltid overførast to kopiar av elektronisk materiale. Desse skal vere på kvar si lagringseining.

d)     Datauttrekk frå register, databasar o.l. skal vere i rein tekst. Ein skal normalt nytte teiknsettet ISO 8859-1: 1998: Latin-1. Etter avtale med arkivdepotet kan ein nytte andre teiknsett. Kryptering, komprimering, pakking eller binære felt er ikkje i noko høve tillatt.

e)      Ved overføring av saksdokument o.l. skal ein nytte eit av dei godkjende formata i Noark-standarden.

Datastruktur

Det skal lagast uttrekk av elektroniske arkivsystem i samsvar med følgjande reglar:

a)      Uttrekk av data frå elektroniske sak-/arkivsystem og andre system som lagrar saksdokument, skal organiserast slik det er spesifisert i forskrift til arkivlova av 1.12.99 nr. 1566, kapittel VIII, §§ 5-3 – 5-5, samt vedlegga 2 og 7.

b)      Uttrekk frå elektroniske register eller databasar som ikkje er omfatta av pkt a, skal organiserast som sekvensielle tekstfiler ("flate filer") som er uavhengige av datasystem.

c)      I uttrekk frå relasjonsdatabasar skal kvar tabell utgjere ei fil. Relasjonane mellom dei enkelte tabellane i datauttrekket skal vere eintydig framstilt i dokumentasjon som skal følgje med deponeringa/overføringa, jfr. pkt 3.7.4 c. 

d)     I uttrekk frå eldre databasar og register, der ein post kan omfatte fleire posttypar, skal kvar enkelt posttype eksporterast til kvar si sekvensielle fil. Opphavlege fysiske peikarar skal gjerast om til unike logiske nøklar (primær- og framandnøklar). Repeterande grupper skal skiljast frå den opphavlege posten og leggjast ut som eigne postar i ei ny fil med tilhøyrande nøklar.

Arkivdepotet avgjer kva for intern datastruktur det skal vere i dei sekvensielle filene. Følgjande er tillatt:

• fast felt- og postlengde
• variabel feltlengde med semikolon som skilje mellom felta
• tagging av felt med SGML eller XML

Dokumentasjon

Elektronisk materiale som blir deponert/avlevert, skal vere dokumentert på følgjande måte:

a)      Det skal leggjast ved systemdokumentasjon av det opphavlege systemet. Denne skal som minimum omfatte:

• eit oversyn over den overordna strukturen i systemet, med oversyn over relasjonane mellom tabellane (som blir avlevert) og kva felt som er primærnøklar
• ei summarisk framstilling av hovudfunksjonane i systemet, inkludert systemet sine inn- og utdata
• ei kortfatta framstilling av systemet sitt formål og bruk, den administrative samanhengen det (har) blitt brukt i og eventuell heimel for å opprette systemet

I tillegg skal det leggjast ved

• system- og driftshandbøker
• eventuelle brukarhandbøker med skjermbilete og rapportar

b)      Det skal leggjast ved følgjande overordna opplysningar:

• namnet til arkivskaparen (den eininga som har brukt systemet)
• namn på systemet som datauttrekket kjem frå
• tidsrommet som uttrekket dekkjer
• talet på lagringseiningar i deponeringa/overføringa
• namn på personen som er ansvarleg for deponeringa/overføringa

c)      Det skal leggjast ved eit fullstendig oversyn over strukturen og innhaldet i uttrekket. Her skal desse opplysningane vere med:

• Postbeskrivelse for alle tabellar og posttypar, der det blir gitt ei kort framstilling av innhaldet, og relasjonar, primærnøklar, framandnøklar og kardinalitetar er spesifiserte.
• Feltbeskrivelse for samtlege felt i samtlege tabellar eller posttypar, som viser feltnamn (evt. spesifisering av innhald dersom dette ikkje går fram av feltnamnet), felttype (jfr. pkt. 3.7.3 d), samt startposisjon og lengde når ein nyttar fast feltlengde.
• Kodelister med fullstendig forklaring av samtlege kodar som er brukt. Dersom systemet lagrar kodane i hjelpetabellar, skal desse følgje med som eigne filer. 

Struktur- og innhaldsbeskrivelsen skal avleverast i elektronisk form som rein tekst (ISO 8859-1). Arkivdepotet gir nærare retningsliner om utforminga.

d)     Dersom delar av materialet er unntatt frå offentleg innsyn skal dette gå fram av dokumentasjonen.

Tilbakelån av materiale frå arkivdepot

Dersom det er nødvendig med omsyn til saksbehandling e.l., kan den som har avlevert eit arkiv låne tilbake materiale frå dette arkivet. Ved slikt tilbakelån skal desse reglane følgjast:

a)      Låneperioden ved utlån skal ikkje vare lenger enn nødvendig med omsyn til bruken av materialet.

b)      Tilbakelånt materiale skal ikkje blandast saman med anna arkivmateriale hos lånaren.

c)      Tilbakelånt materiale kan ikkje lånast vidare utan godkjenning av arkivdepotet.

d)     Tilbakelånt materiale skal sikrast like godt som i arkivdepotet, jfr. 4 i arkivforskrifta. Dersom dette ikkje er mogleg, kan materialet kopierast   

eller gjerast tilgjengeleg for bruk i arkivdepotet.

e)      Elektronisk materiale kan ikkje lånast tilbake. I staden kan det lagast kopiar av slikt materiale.

f)       Arkivdepotet skal dokumentere utlån og tilbakelevering av arkivmateriale.