Daglege post- og arkivrutinar
Mottak av post
Inngåande post skal leverast til arkivtenesta som er ansvarleg for postbehandlinga av all post til kommunen. Post til sosialkontor og legekontor leverast til desse kontora for opning av posten. Post som ikkje er klientpost skal tilbake til arkivtenesta i fellestenesta for journalføring. Telefaks og elektronisk post (e-post) skal behandlast som vanleg post. Telefaks og e-post skal skrivast ut på godkjent papir, dersom arkivtenesta godkjenner dei som saksdokument. Personleg adressert post, dvs. når personnamn er nemnt før namnet til den kommunale eininga, skal leverast uopna til rette vedkomande dersom ikkje arkivtenesta har fått fullmakt til å opne posten. Medarbeidarar som mottar personleg adressert post som syner seg å vere til administrasjonen, skal straks levere denne til arkivtenesta for registrering. Dette gjeld også for telefaks. Personleg adressert e-post som syner seg å vere til administrasjonen skal straks vidaresendast til kommunen si offisielle e-postadresse for registrering hos arkivtenesta.
Opning, sortering og arkivavgrensing av inngåande post
Posten skal opnast av arkivtenesta. Ved opning av verdipost skal det vere to tilsette til stades. Etter at posten er opna, skal posten delast i arkivuverdig post (informasjonspost) og arkivverdig post (sakspost). Som informasjonspost reknar me trykksaker, offentlege publikasjonar, rundskriv, utskrifter og kopiar frå andre organ og anna mangfaldiggjort materiale som ikkje fører til saksbehandling. Informasjonsposten skal ikkje leggjast i arkivet. Etter eventuell sirkulasjon kan me samle den i ringpermar eller kassettar i kontorbiblioteket, fysisk skilt frå arkivet. Rundskriv samlast i permar hos arkivtenesta. Arkivtenesta sendar melding på e-post til dei aktuelle saksbehandlarane når det kjem nye rundskriv. Som sakspost reknar me post som blir gjenstand for saksbehandling (saksdokument etter offentlegheitslova) og anna post som inneheld vesentleg dokumentasjon. Saksposten går til stempling og journalføring. Rekningar, fakturaer, lønnsvedlegg og rutinemessig korrespondanse om rekneskap skal gå direkte til rette vedkommande utan journalføring.
Stempling, skanning, journalføring og distribusjon
Sakspost skal behandlast på følgjande måte: a) Saksdokumenta blir stempla med journalstempel med rubrikkar for mottaksdato, emnekode eller objektkode, arkivsaksnummer, journalpostnummer og sakshandsamar. b) Saksdokumenta blir klasserte etter arkivnøkkelen eller objektkodesystem. c) Rådmannen, eller den som har fått fullmakt, fordeler saksdokumenta til sakshandsamarane. Arkivet registrerer fordelinga i postjournalen. d) Arkivtenesta journalfører saksdokumenta og knyter dei til eksisterande saker, eller opprettar nye saker. e) Post som inneheld sensitive personopplysningar og er adresserte til sosialkontor og pleie og omsorg skal førast i eigne postjournalar tilknytta desse avdelingane sine fagsystem. f) Arkivtenesta skannar dokumenta og lenkar dei til journalpost i sak-/arkivsystemet. Rubrikkane i journalstempelet må vere fylt ut før skanninga. g) Arkivtenesta registrerer behandlingsfrist for dokument som går til sakshandsaming. Sakshandsamarar har sjølv ansvar for å overhalde handsamingssfristane. h) Dokumenta blir distribuert elektronisk til sakshandsamarane. i) Sakshandsamarane avskriver dokumenta. j) Arkivtenesta arkiverer papirversjonane av dokumenta når dei er registrert og distribuert elektronisk. k) Arkivet skal fire gonger i året ta ut restanseliste over saker som ikkje er ferdighandsama.
Offentleg journal – godkjenning og framlegging
Arkivtenesta skal dagleg leggje ut offentleg journal. Denne skal vere utforma slik at den gir oversyn over alle inn- og utgåande brev, samstundes som opplysningar unntatt offentlegheit er fjerna. Rådmannen eller den som har fått fullmakt til det, avgjer kva saksdokument som skal bli unntatt frå offentleg innsyn. Unntaka blir registrerte i sak-/arkivsystemet med lovheimel. Dersom den offentlege journalen blir lagt ut i elektronisk versjon, skal arkivtenesta føre særskilt kontroll med at ingen opplysningar underlagt teieplikt blir gjort tilgjengelege.
Journalføring og ekspedering av eigenproduserte saksdokument
Saksdokument som produserte i kommunen, skal behandlast på følgjande måte: a) Alle utgåande brev og andre eigenproduserte saksdokument, skal skrivast og journalførast i sak-/arkivsystemet eller andre system som er godkjent som arkivsystem i kommunen. b) Alle utgåande brev skal gå som vanleg post. I hastesaker kan brevet sendast som faks eller e-post, men det offisielle brevet skal ettersendast som vanleg post. c) Saksbehandlar journalførar utgåande brev og interne notat, utgreiingar og framlegg til vedtak og avskriver inngåande brev som er svara på. Saksbehandlar er ansvarleg for gradering av utgåande brev som inneheld opplysningar som er underlagt teieplikt. d) Saksbehandlar ekspederar utgåande post. Saksbehandlar skal før utsending kopiere utgåande brev i to eksemplar og levere desse til arkivtenesta for arkivlegging i saksmappe i saks- eller spesialarkiv og i kopibok. e) Arkivtenesta skal kontrollere at dei eigenproduserte saksdokumenta er korrekt journalført. f) Sensitive personopplysningar skal aldri sendast med faks eller e-post. Saksavslutning og arkivlegging Når ei sak er ferdig behandla, skal saksdokumenta sendast til arkivet for arkivlegging. Arkivtenesta registrerer i sak-/arkivsystemet at saka er avslutta, avskriv dokument som ikkje er avskrivne og registrerer eventuelt kassasjonsår for saka. Berre arkivpersonale skal ha tilgang til desse funksjonane i systemet. Før arkivlegging skal arkivmappa reinskast, og konsept, kladdar, dublettar, arbeidsnotat o.l. skal fjernast frå mappa. Merkelappar med lim (t.d. ”post-it”) kan skade papiret og skal fjernast. Saksbehandlar er ansvarleg for at saker som går til arkivet er reinsa. Arkivet kontrollerer at alle saksdokument er på plass før saka blir arkivlagt.
Kvalitetskontroll av elektronisk journal- og arkivsystem
Arkivtenesta skal føre kontroll med at alle saksdokument er journalførte og knytte til rett sak i sak-/arkivsystemet og dei same dokumenta finst i det fysiske arkivet. Arkivtenesta skal kontrollere at sak-/arkivsystemet blir brukt rett, slik at føringa av avslutta saker og avskrivne dokument blir låst. Arkivtenesta har ansvaret for kvalitetssikring av arkivfunksjonar som er utført av sakshandsamarar og leiarar. Reglar for internt utlån av arkivsaker Utlån av saksdokument skal alltid skje gjennom arkivtenesta etter følgjande prosedyre: a) Utlån skal registrerast på eige skjema. Når utlånt materiale blir returnert, skal arkivtenesta avskrive utlånet. b) Utlånt materiale skal normalt leverast tilbake innan 4 veker. Når saksbehandlinga krev at utlånstida blir forlenga må arkivet få melding om dette. c) Utlånt materiale er lånaren sitt ansvar til utlånet er avskrive. Lånaren skal sjå til at ingen dokument blir fjerna eller lagt til i ei mappe, og at ordenen i mappa ikkje blir øydelagd. Reglar for eksternt innsyn i arkivArkivtenesta er delegert fullmakt til å gi publikum innsyn i arkiv i samsvar med reglane i offentlegheitslova (offentleg innsyn) og forvaltningslova (partsinnsyn). Førespurnadar om innsyn skal behandlast på følgjande måte: a) Den som ber om innsyn i arkiv, skal med hjelp av den offentlege journalen identifisere den saka vedkommande vil ha innsyn i. Vedkommande har rett til innsyn i alle dokumenta i saka. b) Arkivtenesta skal vurdere om dokument det er bede om innsyn i, inneheld opplysningar som er unntatt frå innsyn etter offentlegheitslova. Dersom dette er tilfelle, må ein ta stilling til om ein kan gi innsyn i resten av dokumentet eller om heile dokumentet skal bli unntatt frå innsyn. c) Dersom det blir gitt avslag på krav om innsyn, skal avslaget grunngjevast med lovheimel. d) Ein skal normalt ikkje gi innsyn i originaldokument. Kopiering av dokumenta skal skje vederlagsfritt. e) Førespurnad om innsyn bør vere skriftleg og gjere greie for kva sak ein vil ha innsyn i. Dersom ein person søkjer om innsyn på vegne av ein annan, skal det følgje med skriftleg fullmakt. f) Førespurnad om innsyn skal registrerast i postjournal og arkiverast. g) Personar som i samsvar med gjeldande føresegner får tilgang til opplysningar unnateke offentlegheit, skal skriva under på at dei er kjende med det ansvaret dette medfører. h) Førespurnad om innsyn i personopplysningar skal ikkje forvaltast av arkivtenesta. Det er leiar for den aktuelle tenesteeininga (behandlingsansvarleg) som skal forvalte innsynet her. Innsynet skal forvaltast i tråd med personopplysningslova med forskrifter. Arkivrettleiing for sakshandsamarar Saksbehandlarane har eit viktig medansvar for at arkivet fungerer som ein oppdatert og effektiv informasjonsbase. Saksbehandlarane er ansvarlege for at dokument dei arbeider eller har arbeidd med vert journalført og arkivlagt. Saksbehandlarane skal difor arbeide i samsvar med desse reglane: a) Inngåande brev skal berre behandlast når dei er journalført og skanna. Manuelt distribuerte brev skal vere stempla med journalstempel og registrerte i arkivet. b) Dersom saksbehandlar mottar brev eller faks direkte, og desse viser seg å vere saksdokument for kommune, skal dei leverast arkivet til registrering og skanning. c) E-post som er sendt til saksbehandlaren si personlege e-postadresse og som syner seg å vere til administrasjonen skal straks vidaresendast til kommunen si offisielle e-postadresse for registrering hos arkivtenesta. d) Dersom det viser seg at behandlinga av ei sak tar lenger tid enn ein månad, er saksbehandlar ansvarleg for å lage og journalføre førebels svar. e) Saksbehandlarane har ansvaret for at alle saksdokumenta dei skriv blir produsert og journalførte i sak-/arkivsystemet eller andre system som er godkjent som arkivsystem i kommunen. Saksbehandlar kan sjølv journalføre utgåande brev, men registreringa skal bli autorisert av arkivet før utsending. f) Saksbehandlar skal avskrive innkomne brev når dei er ferdigbehandla. g) Saksbehandlar skal gradere utgåande brev som inneheld opplysningar unntatt offentlegheit. h) Saksbehandlarane har sjølv ansvar for å overhalde behandlingsfristane. i) Saksbehandlar ekspederar utgåande post. Saksbehandlar skal før utsending kopiere utgåande brev i to eksemplar og levere desse til arkivtenesta for arkivlegging. j) Alle utgåande brev skal sendast som vanleg post når dei kan reknast som rettsleg bindande for kommunen. I hastesaker kan saksbehandlar etter avtale med arkivtenesta sende brev som faks eller e-post. Arkivtenesta skal ettersende brevet som vanleg post. k) Saksbehandlar er ansvarleg for at saksmapper som blir levert arkivtenesta for arkivlegging, skal vere reinsa for dublettar, notat o.l. l) Personlege arbeidsnotat skal ikkje i arkivet. Som personlege arbeidsnotat reknar me nedteikningar som ikkje har konsekvensar for ei sak, eller berre blir brukt som kladd til eit saksdokument. Oppbevaringa av personlege arbeidsnotat er den enkelte medarbeidaren sitt ansvar. Men når slike notat inneheld opplysningar som har konsekvensar for sakshandsaminga, skal notatet formast som eit saksdokument og arkiverast saman med saka. Berre arkivpersonale har fysisk tilgang til arkivet. Saksbehandlar går difor til arkivtenesta for å låne arkivdokument. Saksbehandlar har ansvaret for at materiale dei låner frå arkivet blir returnert i same stand som før utlånet. Utlånsfristen er 4 veker. Når det er behov for å låne ei sak over lengre tid, må arkivet få melding om dette. Det er ikkje høve til å låne ei utlånt sak vidare til andre saksbehandlarar. |