Arkivorganisering og arkivansvar

Arkivorganisering og arkivansvar

Arkivorganisering

Eidfjord kommune er eitt organ etter arkivforskrifta.

Arkiv og journaleiningar

Arkivskaparar i Eidfjord kommune

Frå 01.01.2004 er det 1 arkivskapar i Eidfjord kommune som er sentralarkivet. Sentralarkivet ligg i 1. høgda på kommunehuset. Her ligg alle saker som er politisk handsama.

Alle einingane høyrer til sentralarkivet, men kan også ha sine eigne spesialarkiv.

Oversikt over einingar som høyrer til sentralarkivet med spesialarkiv som underpunkt:

• Sentraladministrasjon (rådmannsteam med stab og fellestenesta)
  • Personalarkiv
  • Reguleringsplanar

• Areal- og miljø
  • Bygningsarkiv over eigedomar i Eidfjord kommune
  • GAB
  • Kart- og oppmålingsarkiv
  • Landbruksarkiv på eigedomar

• Kommunalteknisk drift
  • Bygningsarkiv over bygningar tilhøyrande Eidfjord kommune

• Brann- og redning
  • Brannobjekt § 13 bygg

• Musikk- og kulturskulen
  • Elevregister

• Sosial- og barneverntenesta
  • Personregister klientar

• Helsetenesta
  • Personregister pasientar

• Pleie- og omsorgstenesta
  • Personregister bebuarar ved Eidfjord bygdaheim

• Lægreid skule
  • Elevregister

• Hereid barnehage

Kopibok

Det skal takast kopi av alle utgåande brev frå Eidfjord kommune (alle einingane) som skal bindast inn i bøker i 4 års periodar. (valperioden) og arkiverast i sentralarkivet.

Det skal vera:

2 kopibøker på kommunehuset, ei offentleg og ei "unntatt offentlegheita"

Breva skal vere ordna etter dato.

Møtebøker

Dersom einingane har eigne møtebøker, skal desse også takast vare på i ringperm og bindast inn kvar 4. år (valperioden)

Møtebøkene skal vere ordna etter dato.

 
Einingar som handsamar personopplysningar

Sosialkontoret

• Klientarkiv

Legekontoret:

• Pasientarkiv legekontor
• Pasientarkiv fysioterapeut
• Helsesyster – barn 0 – 16 år
• Turberkuloseregister – perm

 Pleie- og omsorg (Eidfjord bygdaheim)

• Pasientarkiv

 Lægreid skule

• Elevregister/klasselister

Arkivtenesta

I arkivforskrifta § 2-1, blir det fastsett at arkivarbeidet i eit offentleg organ som hovudregel skal utførast ei arkivteneste, under dagleg leiing av ein arkivansvarleg.

Arkivtenesta er organisert som ei sentralisert arkivteneste. Personale som arbeider med postregistrering og andre arkivoppgåver er knytt til arkivtenesta. Arkivansvarleg er leiar for arkivtenesta og fagleg overordna for arkivpersonalet i alle kommunale einingar.

Arkivtenesta si hovudoppgåve er å kvalitetssikre dokumentasjonen av verksemda i kommunen. Arkivtenesta skal arbeide etter denne målsetjinga: 

1. Arkivtenesta registrerer inngåande brev og andre førespurnad utanfrå og kontrollerer at det blir svara på dei (journalføring og restansekontroll).
2. Arkivtenesta sikrar at arkivet dokumenterer opphavet til ei sak (inngåande skriv), saksbehandlingsprosessen (interne dokument, kommentarar, utgreiingar, osb) og resultatet av behandlinga (vedtak, avtalar, kopi av utgåande skriv, oppfølging).
3. Arkivtenesta sørgjer for systematikk og samanheng i arkiva, slik at det kan fungere som informasjonskjelde og informasjonssystem for administrasjonen, rettsleg og forvaltningsmessig dokumentasjon og som arkivkjelder for ettertida.
4. Arkivtenesta tar vare på dokumentasjon av elektroniske arkivsystem.

Arkivdepot – oppgåver og organisering

Kommunen er etter § 5-1 i arkivforskrifta forplikta til å opprette eige arkivdepot eller delta i eit interkommunale depotsamarbeid.

Arkivdepotet har følgjande oppgåver:

1. Å ta i mot overføringar av eldre og avslutta arkiv.
2. Å gi arkiva trygg oppbevaring.
3. Å føre fortløpande register over mottekne arkiv.
4. Å utarbeide katalogar over arkiva.
5. Å syte for at kommunale einingar kan låne tilbake eller få kopi av arkivsaker dei har avlevert.
6. Gi publikum innsyn i arkiva i samsvar med gjeldande regelverk for innsyn i offentlege arkiv.
7. Utarbeide spesielle formidlingstiltak retta mot lokalsamfunnet.

Kommunen har etablert arkivdepot for papirbasert eldre og avslutta arkiv, som ei eiga eining underlagt rådmannen. Alle kommunale einingar skal avlevere til arkivdepotet. Arkivdepotet blir leia av depotansvarleg, som arbeider i samsvar med fastsette fullmakter.

Kommunen nyttar i tillegg Interkommunalt arkiv i Hordaland som depot for edb-basert eldre og avslutta arkiv og arkivdelar med sensitive personopplysningar. Alle kommunale einingar skal avlevere til Interkommunalt arkiv. Kommunen har eigedomsretten til det avleverte materialet.

Overordna arkivansvar

Kommunen har etter i § 6 i arkivlova arkivplikt.

Rådmannen har i følgje kommunelova og arkivlova ansvaret for kommunen sine arkiv og for at organiseringa og oppfølginga av arkivarbeidet er i samsvar med lover og forskrifter om offentleg saksbehandling. Innhaldet i administrasjonen sitt arkivansvar er elles fastsett i forskrift om offentlege arkiv.

Rådmannen har delegert det operative leiaransvaret for arkivtenesta i kommunen til arkivansvarleg. Arkivansvarleg har fullmakt til å føre tilsyn med arkivarbeidet i kommunen og er fagleg overordna arkivpersonalet. Arkivansvarleg rapporterer til assisterande rådmann.

Leiaren for administrative einingar i kommunen som fungerer som eigne arkivskaparar, er delegert det løpande ansvaret for arkivarbeidet i sine einingar. Dette ansvaret kan delegerast vidare til eige arkivpersonale.

Arkivansvarleg sine fullmakter

Arkivansvarleg er leiar for arkivtenesta og skal gi rettleiing og føre tilsyn med arkivdanning og arkivoppbevaring i kommunen. Arkivansvarleg har rett og plikt til:

1. Å rapportere til assisterande rådmann om verksemda til arkivtenesta og leggje fram framlegg om tiltak som skal heve kvaliteten på arkivarbeidet
2. Å uttale seg om dei arkivmessige konsekvensane av planlagde omorganiseringar i kommunen.
3. Å føre tilsyn med at arkivarbeidet skjer i samsvar med reglane i arkivplanen
4. Å føre kontroll med at dei aktive arkiva i kommunen er forsvarleg oppbevart og sikra
5. Å ta initiativ til oppdatering/endringar i arkivplanen
6. Å bli tatt med på råd når kommunen skal velje edb-baserte sak-/arkivsystem og fagsystem og ved innkjøp av arkivmateriell, papir og skrivereiskap.
7. Å vere kontaktperson med Interkommunalt arkiv i Hordaland

Arkivansvarleg skal elles leggje vekt på desse oppgåvene:

1. Å halde seg oppdatert om den faglege og teknologiske utviklinga på arkivsektoren, og om endringar i lov og regelverk for offentlege arkiv
2. Å gi fagleg rettleiing til arkivpersonalet og sørgje for at arkivmedarbeidarane får tilbod om å utvikle sin faglege kompetanse
3. Å gi nytilsette nødvendig opplæring

Interkommunalt arkiv i Hordaland

Kommunen er tilslutta Interkommunalt arkiv i Hordaland og har delegert følgjande oppgåver til institusjonen: 

1. ordning og katalogisering av kommunen sine eldre arkiv fram til kommunesamanslåingane i 1963-65
2. utvikling av rutinar for å bevare elektroniske arkiv som autentisk dokumentasjon
3. mottak av avslutta elektroniske arkiv i samsvar med særskilt avtale
4. arkivfagleg opplæring av tilsette i kommunen
5. mottak av personregister som har gått ut av aktiv bruk
6. utarbeiding av lokalt regelverk der dette må gjerast i følgje forskrifter til arkivlova
7. rettleiing i arkivarbeid og arkivbevaring i kommunen etter gjeldande regelverk

Depotansvarleg sine fullmakter

Depotansvarleg er leiar for kommunen sitt arkivdepot. Depotansvarleg har rett og plikt til:

Å rapportere til rådmannen om verksemda til arkivdepotet og leggje fram framlegg om tiltak som skal heve kvaliteten på arbeidet.

Å utarbeide verksemdsplanar for arkivdepotet.

Å gi nødvendig rettleiing til dei arkivskapande einingane som skal avlevere til depotet.

Å føre kontinuerleg kontroll med klima og andre oppbevaringsforhold i arkivlokala.

Å gi rettleiing til publikum og ekspedere førespurnader om innsyn i arkiv.