Organisering av depot i Modalen kommune

Virkeområde

Kommunen er etter § 5-1 i arkivforskrifta forplikta til å oppretta eige arkivdepot eller delta i eit interkommunalt depotsamarbeid.

Modalen kommune har vedteke fylgjande ordning for avlevering og handtering av avslutta arkivmateriale i depot:

Kommunen har med heimel i Forskrift om offentlege arkiv § 5-1 og IKAH sin selskapsavtale § 4, pkt 3 gjort vedtak om overføring av depotoppgåver til Interkommunalt arkiv i Hordaland IKS (IKAH). Vedtaket gjeld både papirarkiv og elektronisk arkiv.

Ved avlevering til depot hos IKAH vert ansvaret for forvaltninga av det avleverte arkivmaterialet overført til IKAH.

Kommunen har framleies eigedomsretten til arkivet og det overordna ansvaret for at arkivet vert teke vare på i samsvar med arkivlova § 6. Kommunen v/rådmannen, eller den som er delegert ansvaret, er og behandlingsansvarleg etter Lov om personopplysningar for kommunen sine personregistre. IKAH er å rekne som ein ekstern databehandlar.

Arkivdepotet sine oppgåver

• Det avleverte arkivmaterialet skal oppbevarast og sikrast i arkivlokale som tilfredsstiller krava i Arkivforskrifta §§ 4-1 – 4-9.
• Føra eit oppdatert register over arkivbestand og tilvekst.
• Gje kommunen rettleiing i handsaming av arkivmaterialet før avlevering.
• Ta i mot arkivmateriale som skal avleverast, godkjenna avleveringa og gje kommunen kvittering for avlevert materiale.
• Lata kommunen få låna tilbake arkivmateriale i samsvar med IKAH og kommunen sine reglar for tilbakelån.
• Gje publikum tilgang til arkivmateriale som er avlevert i tråd med gjeldande regelverk om offentlegheit, innsynsrett og personvern.
• Publisere arkivlister for kommunen sine arkiver på IKAH sine heimesider på Internett