|
Arkivtenesta skal føra kontroll med at alle saksdokument er journalførte og knytt til rett sak i sak-/arkivsystemet . Arkivtenesta har ansvaret for kvalitetssikring av arkivfunksjonar som er utført av saksbehandlarar og leiarar. Arkivtenesta skal dagleg henta fram alle journalpostar med status F og M, kvalitetssikra og retta alle registrerte journal- og arkivopplysningar. I dette ligg å sikra
- at offentleg vurdering er gjennomført, og naudsynt skjerming av avsendar/mottakar, arkivkodar, saksnummer, tittel og saksinnhald er gjort.
- at arkivkode og sakstittel er dekkande når ny sak er oppretta
- at saka er knytt til rett arkivdel
- at journalposten er knytt til rett sak
- at rett arkivkode er sett på saka
For utgåande post skal Arkivtenesta kontrollera journalopplysningane. Når dette er utført skal journalpoststatus endrast til J. Dette vil leggja journalpostane ut på offentleg journal.
Arkivtenesta skal og med jamne mellomrom utføra søk på journalpostar med status R for å sikra at sakshandsamar utfører sin del av prosesstyringa.
Arkivtenesta skal gje tilbakemelding til sakshandsamar dersom vedkommande har mange reserverte dokument. |